Sähkönmyynnin ja -siirron asiakasrekisterin rekisteriseloste
Helsingin Energian henkilötietolain mukainen rekisteriseloste
1 Rekisterin nimi
2 Rekisterinpitäjä
3 Rekisterin vastuuhenkilö ja rekisteriasioita hoitavat henkilöt
4 Rekisterin käyttötarkoitus
5 Rekisterin pitämisen peruste
6 Rekisterin tietosisältö
7 Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet
8 Säännönmukaiset henkilötietojen luovutukset
9 Rekisterin sisäinen käyttö
10 Rekisterin yhdistäminen muihin henkilörekistereihin
11 Rekisterin suojaaminen
12 Henkilörekisterin ja rekisteritietojen säilytys, arkistointi ja hävittäminen
13 Rekisteröidyn informointi
14 Tarkastusoikeus
15 Tiedon korjaaminen
16 Kielto-oikeus
17 Rekisterihallinto
18 Sisäiset rekisteritoiminnan ohjeet ja koulutus
1. REKISTERIN NIMI
Helsingin Energian sähkönmyynnin ja sähkönsiirron asiakasrekisteri
2. REKISTERINPITÄJÄ
Helsingin Energia
3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ JA REKISTERIASIOITA HOITAVAT HENKILÖT
Rekisterin vastuuhenkilö on asiakashallinta –yksiköstä asiakashallintapäällikkö Jarmo Ojamo. Vastuuhenkilön tehtäviin kuuluu huolehtia rekisteriasioita hoitavien henkilöiden nimeämisestä sekä huolehtia, että asiakasrekisteriä hoidetaan asianmukaisesti. Asiakasrekisterin vastuullisena hoitajana toimii Ulrica Söderström. Hän vastaat rekisterin ylläpidosta ja antaa tarvittaessa tarkempia tietoja rekisteristä ja rekisteröidyn oikeuksista. Tietojen ylläpidosta huolehtivat Helsingin Energian Asiakaspalvelu ja viestintä –palvelutoiminto sekä muut järjestelmäkäyttäjät.
4 REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS
Järjestelmän tarkoituksena on Helsingin Energian sähkönmyyntiin ja –siirtoon liittyvän asiakassuhteen hoito.
5 REKISTERIN PITÄMISEN PERUSTE
Rekisteröidyt ovat asiakassuhteessa Helsingin Energiaan. Järjestelmään rekisteröidään vain asian hoitamisen ja yhteydenpidon kannalta tarpeelliset tiedot.
6 REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ
Asiakkaan nimi, henkilötunnus, osoite- ja yhteystiedot energian ja siirron toimittamista ja laskuttamista varten sekä energiankulutustiedot raportointia varten.
7 REKISTERIN SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
Rekisteriä päivitetään asiakkailta tarjouspyyntöjen, tilausten, sopimusten tai muiden asiaan liittyvien kontaktien yhteydessä sekä asiakkaan käyttöpaikkaan asennetulta sähkömittarilta saaduilla sähkönkäyttötiedoilla.
8 SÄÄNNÖNMUKAISET HENKILÖTIETOJEN LUOVUTUKSET
Tietoja käytetään ainoastaan asiakassuhteiden hoitamiseen eikä niitä luovuteta säännönmukaisesti edelleen. Maksamattomien laskujen perintätoimenpiteitä varten voidaan yksittäisiä tietoja luovuttaa kyseistä palvelua toimeksiannon pohjalta suorittavalla yritykselle.
9 REKISTERIN KÄYTTÖ
Rekisteriä käyttävät ja sen tietoja päivittävät asiakaspalvelutehtävissä olevat tarjouksia ja tilauksia käsittelevät sekä laskutusta, maksujen tarkkailua ja perintää hoitavat henkilöt. Rekisterin käyttö edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa.
10 REKISTERIEN YHDISTÄMINEN MUIHIN HENKILÖREKISTEREIHIN
Asiakasrekisteristä ei ole yhteyttä muihin rekistereihin.
11 REKISTERIN SUOJAAMINEN
Asiakasrekisterin tiedot saadaan asiakkaalta. Järjestelmää käytetään lähiverkkoympäristössä. Palvelinlaitteet säilytetään lukitussa tilassa, johon on pääsy vain ict henkilöstöllä. Mikrotietokoneet, joilla järjestelmää käytetään, on suojattu käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Järjestelmän käyttö edellyttää käyttäjäkohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Käyttäjät ovat allekirjoittaneet tietosuojasitoumuksen. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Järjestelmästä suoritetaan säännöllisesti varmuuskopiointi, jota säilytetään lukitussa paikassa.
12 ASIAKASREKISTERITIETOJEN SÄILYTYS, ARKISTOINTI JA HÄVITTÄMINEN
Asiakastiedot säilyvät rekisterissä myös asiakassuhteen päättymisen jälkeen.
13 REKISTERÖIDYN INFORMOINTI
Järjestelmän rekisteriseloste on nähtävissä Helsingin Energian asiakaspalvelussa sekä HelsinginEnergian www-sivuilla.
14 TARKASTUSOIKEUS
Rekisteröity voi esittää tarkastusoikeutta koskevan pyynnön henkilökohtaisesti tai kirjallisesti rekisterin vastuuhenkilöille. Tarkastusoikeuden toteuttamisesta päättää rekisterin vastuuhenkilö. Tarkastusoikeus toteutetaan mahdollisimman pian. Rekisteriin ei sisälly sellaisia tietoja, joiden osalta tarkastusoikeutta ei voisi toteuttaa.
15 TIEDON KORJAAMINEN
Rekisterin vastuuhenkilö päättää tiedon korjaamisesta rekisteröidyn vaatimuksesta. Vaatimus esitetään rekisterin vastuuhenkilölle tai asian valmistelijalle. Tiedon korjaamisesta huolehtii rekisterin hoitaja tai asian valmistelija.
16 KIELTO-OIKEUS
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää käsittelemästä häntä koskevia tietoja suoramarkkinointia, markkina- ja mielipidetutkimusta, henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten.
17 REKISTERIHALLINTO
Helsingin Energia käyttää rekisterinpitäjänä rekisteriä koskevaa päätösvaltaa. Asiakashallinta –yksikön päällikkö tai hänen valtuuttamansa päättää rekisteriselosteen laatimisesta rekisterin käytöstä, tietosisällön ja käyttötarkoituksen määrittelystä, käyttöoikeuksien myöntämisestä, rekisteröidyn informoinnista ja tarkastusoikeuden toteuttamisesta, tiedon korjaamisesta sekä tietojen luovuttamisesta rekisterin järjestelmäteknisestä ylläpidosta rekisterin suojaamisesta, arkistoinnista ja hävittämisestä rekisterin vastuuhenkilön nimeämisestä ja hänen tehtävistään. Rekisteritoimintoja toteuttavat Helsingin Energian palveluksessa olevat henkilöt käyttöoikeuksiensa puitteissa. Sovellusohjelmistojen ylläpidosta tehdään tarvittaessa ylläpito- ja tukisopimukset kyseisen järjestelmätoimittajan kanssa. Tietoteknisissä asioissa avustaa Helsingin Energian ICT-palvelut.
18 SISÄISET REKISTERITOIMINNAN OHJEET JA KOULUTUS
Sisäiset rekisteritoiminnan ohjeet laaditaan erikseen. Henkilöstön koulutus suunnitellaan erikseen.
5.12.2011