Kaukolämmön asiakasrekisterin rekisteriseloste

Helsingin Energian henkilötietolain mukainen rekisteriseloste

1 Rekisterin nimi
2 Rekisterinpitäjä
3 Rekisterin vastuuhenkilö ja rekisteriasioita hoitavat henkilöt
4 Rekisterin käyttötarkoitus
5 Rekisterin pitämisen peruste
6 Rekisterin tietosisältö
7 Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet
8 Säännönmukaiset henkilötietojen luovutukset
9 Rekisterin sisäinen käyttö
10 Rekisterin yhdistäminen muihin henkilörekistereihin
11 Rekisterin suojaaminen
12 Henkilörekisterin ja rekisteritietojen säilytys, arkistointi ja hävittäminen
13 Rekisteröidyn informointi
14 Tarkastusoikeus
15 Tiedon korjaaminen
16 Kielto-oikeus
17 Rekisterihallinto
18 Sisäiset rekisteritoiminnan ohjeet ja koulutus

1. REKISTERIN NIMI

Helsingin Energian kaukolämmön asiakasjärjestelmän asiakasrekisteri

2 REKISTERINPITÄJÄ

Helsingin Energia

3 REKISTERIN VASTUUHENKILÖ JA REKISTERIASIOITA HOITAVAT HENKILÖT

Rekisterin vastuuhenkilö on asiakaspalvelusta vastaava johtaja Jarmo Karjalainen.

Vastuuhenkilön tehtäviin kuuluu huolehtia rekisteriasioita hoitavien henkilöiden nimeämisestä sekä huolehtia, että asiakasrekisteriä hoidetaan asianmukaisesti.

Asiakasrekisterin vastuullisina hoitajina toimivat Marko Ojajärvi ja Lassi Nertamo. He vastaavat rekisterin ylläpidosta ja antavat tarvittaessa tarkempia tietoja rekisteristä ja rekisteröidyn oikeuksista. Tietojen ylläpidosta huolehtivat Helsingin Energian lämmön myynnin henkilöt.

4 REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS

Järjestelmän tarkoituksena on kaukolämmön toimitukseen liittyvien asiakastoimintojen hoitaminen.

5 REKISTERIN PITÄMISEN PERUSTE

Rekisteröidyt ovat asiakassuhteessa Helsingin Energiaan. Järjestelmään rekisteröidään vain asian hoitamisen ja yhteydenpidon kannalta tarpeelliset tiedot.

6 REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Asiakkaan nimi-, osoite- ja yhteystiedot energian ja palvelujen toimittamista ja laskuttamista varten.

7 REKISTERIN SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Rekisteriä päivitetään asiakkailta tarjouspyyntöjen, tilausten, sopimusten tai muiden asiaan liittyvien kontaktien yhteydessä saaduilla tiedoilla.

8 SÄÄNNÖNMUKAISET HENKILÖTIETOJEN LUOVUTUKSET

Tietoja käytetään ainoastaan asiakassuhteiden hoitamiseen eikä niitä luovuteta säännönmukaisesti edelleen. Maksamattomien laskujen perintätoimenpiteitä varten voidaan yksittäisiä tietoja luovuttaa ko palvelua toimeksiannon pohjalta suorittavalla yritykselle.

9 REKISTERIN KÄYTTÖ

Rekisteriä käyttävät ja sen tietoja päivittävät asiakaspalvelutehtävissä olevat tarjouksia ja tilauksia käsittelevät sekä laskutusta, maksujen tarkkailua ja perintää hoitavat henkilöt. Rekisterin käyttö edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa.

10 REKISTERIEN YHDISTÄMINEN MUIHIN HENKILÖREKISTEREIHIN

Asiakasrekisteristä ei ole yhteyttä muihin rekistereihin.

11 REKISTERIN SUOJAAMINEN

Asiakasrekisterin tiedot saadaan asiakkaalta.

Järjestelmää käytetään lähiverkkoympäristössä. Palvelinlaitteet säilytetään lukitussa tilassa, johon on pääsy vain atk-henkilöstöllä.

Mikrotietokoneet, joilla järjestelmää käytetään, on suojattu käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Järjestelmän käyttö edellyttää käyttäjäkohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa.

Käyttäjät ovat allekirjoittaneet tietosuojasitoumuksen. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus.

Järjestelmästä suoritetaan säännöllisesti varmuuskopiointi, jota säilytetään lukitussa paikassa.

12 ASIAKASREKISTERITIETOJEN SÄILYTYS, ARKISTOINTI JA HÄVITTÄMINEN

Asiakastiedot säilyvät rekisterissä myös asiakassuhteen päättymisen jälkeen.

13 REKISTERÖIDYN INFORMOINT

Järjestelmän rekisteriseloste on nähtävissä Helsingin Energian asiakaspalvelussa sekä Helsingin kaupungin www-sivuilla.

14 TARKASTUSOIKEUS

Rekisteröity voi esittää tarkastusoikeutta koskevan pyynnön henkilökohtaisesti tai kirjallisesti rekisterin vastuuhenkilöille. Tarkastusoikeuden toteuttamisesta päättää rekisterin vastuuhenkilö. Tarkastusoikeus toteutetaan mahdollisimman pian. Rekisteriin ei sisälly sellaisia tietoja, joiden osalta tarkastusoikeutta ei voisi toteuttaa.

15 TIEDON KORJAAMINEN

Rekisterin vastuuhenkilö päättää tiedon korjaamisesta rekisteröidyn vaatimuksesta. Vaatimus esitetään rekisterin vastuuhenkilölle tai asian valmistelijalle. Tiedon korjaamisesta huolehtii rekisterin hoitaja tai asian valmistelija.

16 KIELTO-OIKEUS

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää käsittelemästä häntä koskevia tietoja suoramarkkinointia, markkina- ja mielipidetutkimusta, henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten.

17 REKISTERIHALLINTO

Helsingin Energia käyttää rekisterinpitäjänä rekisteriä koskevaa päätösvaltaa. Asiakaspalvelusta vastaava johtaja tai hänen valtuuttamansa päättää

  • rekisteriselosteen laatimisesta

  • rekisterin käytöstä, tietosisällön ja käyttötarkoituksen määrittelystä, käyttöoikeuksien myöntämisestä, rekisteröidyn informoinnista ja tarkastusoikeuden toteuttamisesta, tiedon korjaamisesta sekä tietojen luovuttamisesta

  • rekisterin järjestelmäteknisestä ylläpidosta

  • rekisterin suojaamisesta, arkistoinnista ja hävittämisestä

  • rekisterin vastuuhenkilön nimeämisestä ja hänen tehtävistään.

Rekisteritoimintoja toteuttavat Helsingin Energian palveluksessa olevat henkilöt käyttöoikeuksiensa puitteissa. Sovellusohjelmistojen ylläpidosta tehdään tarvittaessa ylläpito- ja tukisopimukset ao toimittajan kanssa.

Atk-teknisissä asioissa avustaa Helsingin Energian tietohallintoyksikkö.

18 SISÄISET REKISTERITOIMINNAN OHJEET JA KOULUTUS

Sisäiset rekisteritoiminnan ohjeet laaditaan erikseen. Henkilöstön koulutus suunnitellaan erikseen.

28.2.2008