Kundregister för elförsäljning och -överföring

1.REGISTRETS NAMN

2.REGISTERFÖRARE

3.REGISTERANSVARIG OCH PERSONER SOM SKÖTER REGISTERÄRENDEN

4.REGISTRETS ÄNDAMÅL

5.GRUND FÖR FÖRANDE AV REGISTRET

6.INNEHÅLL I REGISTRET

7.KÄLLOR SOM I REGEL ANVÄNDS FÖR REGISTRET

8.ÄNDAMÅL FÖR VILKA PERSONUPPGIFTER I REGEL LÄMNAS UT

9.INTERN ANVÄNDNING AV REGISTRET

10.SAMKÖRNING AV REGISTRET MED ANDRA PERSONREGISTER

11.SKYDD AV REGISTRET

12.FÖRVARING, ARKIVERING OCH FÖRSTÖRING AV PERSONREGISTRET OCH REGISTERUPPGIFTERNA

13.INFORMATION TILL DEN REGISTRERADE

14.RÄTT TILL INSYN

15.RÄTTELSE AV UPPGIFTER

16.FÖRBUDSRÄTT

17.REGISTERFÖRVALTNING

18.INTERNA ANVISNINGAR FÖR REGISTERVERKSAMHETEN SAMT UTBILDNING

1. REGISTRETS NAMN

Kundregistret för fjärrvärmens kundsystem vid Helsingfors Energi

2. REGISTERFÖRARE

Helsingfors Energi

3. REGISTERANSVARIG OCH PERSONER SOM SKÖTER REGISTERÄRENDEN

Som registeransvarig fungerar kundhanteringschef Jarmo Ojamo vid kundhanteringsenheten. Till den registeransvariges uppgifter hör att utnämna personer som sköter registerärenden samt att se till att kundregistret sköts vederbörligt.

Som ansvariga kundregisterskötare fungerar Ulrica Söderström. Hon ansvarar för upprätthållandet av registret och ger vid behov närmare uppgifter om registret och den registrerades rättigheter. Upprätthållandet av uppgifterna handhas av personer vid servicefunktionen Kundtjänst och kommunikation samt personer som andväns systemet.

4. REGISTRETS ÄNDAMÅL

Ändamålet med systemet är att sköta kundkontakter som hänför sig till Helsingfors Energis elförsäljning och -överföring.

5. GRUND FÖR FÖRANDE AV REGISTRET

De registrerade är kunder i Helsingfors Energi. I systemet registreras endast sådana uppgifter som är nödvändiga för att ärendet skall kunna skötas och kontakten upprätthållas.

6. INNEHÅLL I REGISTRET

Kundens namn, personbeteckning, adress- och kontaktuppgifter för att energin och överföringen skall kunna levereras och faktureras och energiförbrukning uppgifter för rapportering.

7. KÄLLOR SOM I REGEL ANVÄNDS FÖR REGISTRET

Registret uppdateras med uppgifter som fåtts av kunderna i samband med anbudsbegäran, beställningar, avtal eller andra samhörande kontakter samt med elförbrukningsuppgifter från elmätaren som installerats på kundens förbrukningsplats.

8. ÄNDAMÅL FÖR VILKA PERSONUPPGIFTER I REGEL LÄMNAS UT

Uppgifterna används endast för att sköta kundförhållandet och ges i regel inte för vidare överlåtelse. För inkassering av obetalda räkningar kan enskilda uppgifter lämnas ut till det företag som på uppdrag utför ifrågavarande tjänst.

9. INTERN ANVÄNDNING AV REGISTRET

Registret används och dess uppgifter uppdateras av personer i kundtjänst som behandlar anbud och beställningar samt sköter fakturering, betalningskontroll och inkassering. För att man skall få åtkomst till registret krävs en personlig användaridentifikation och ett lösenord.

10. SAMKÖRNING AV REGISTRET MED ANDRA PERSONREGISTER

Kundregistret är inte förbundet med andra register.

11. SKYDD AV REGISTRET

Kundregistrets uppgifter fås av kunden.

Systemet används i lokalnätsomgivning. Serverutrustningen förvaras i ett låst utrymme dit endast datapersonalen har tillträde.

De persondatorer med vilka systemet används är skyddade med användaridentifikation och lösenord. Användningen av systemet förutsätter en personlig användaridentifikation och ett personligt lösenord. Användarna har undertecknat en datasekretessförbindelse.

Åtkomsträttigheten upphör då den anställda inte längre sköter de uppgifter för vilka åtkomsträttigheten beviljades.

Av systemet tas regelbundet en säkerhetskopia, som förvaras i ett låst utrymme.

12. FÖRVARING, ARKIVERING OCH FÖRSTÖRING AV PERSONREGISTRET OCH REGISTERUPPGIFTERNA

Kunduppgifterna förblir i registret också efter det att kundförhållandet har upphört.

13. INFORMATION TILL DEN REGISTRERADE

Systemets registerbeskrivning finns tillgänglig vid Helsingfors Energis kundtjänst och på Helsingfors Energis www-sidor.

14. RÄTT TILL INSYN

En registrerad kan hos de som ansvarar för registret personligen eller skriftligt begära att få rätt till insyn i sina registeruppgifter. Den registeransvarige beslutar om rätten till insyn skall tillgodoses. Rätten till insyn tillgodoses så fort som möjligt. Registret innehåller inte några sådana uppgifter i fråga om vilka rätten till insyn inte kan tillgodoses.

15. RÄTTELSE AV UPPGIFTER

Den registeransvarige beslutar om rättelse av en uppgift på yrkande av den registrerade. Yrkandet framställs hos den registeransvarige eller hos beredaren av ärendet. Den som sköter registret eller beredaren av ärendet ser till att uppgiften blir rättad.

16. FÖRBUDSRÄTT

Den registrerade har rätt att förbjuda att uppgifter som gäller honom används för direkt marknadsföring, marknads- och opinionsundersökningar, personmatriklar och släktforskning.

17. REGISTERFÖRVALTNING

I egenskap av registerförare utövar Helsingfors Energi beslutanderätt om registret. Chefen för Kundhanteringsenheten eller hans befullmäktigade beslutar om

  • uppgörandet av registerbeskrivningen

  • användningen av registret, bestämmandet av innehållet och ändamålet, beviljandet av åtkomsträttigheter, informationen till den registrerade, tillgodoseendet av den registrerades rätt till insyn, rättelsen av uppgifter och utlämnandet av uppgifter

  • det systemtekniska upprätthållandet av registret

  • skyddet av registret, arkiveringen och förstöringen

  • förordnandet av en registeransvarig och hans uppgifter

Registerfunktionerna genomförs av anställda vid Helsingfors Energi inom ramen för deras åtkomsträttigheter. För underhållet av tillämpningsprogramvaran ingås vid behov underhålls- och stödavtal med ett företag som producerar sådana tjänster.

I adb-tekniska frågor bistår Helsingfors Energis ICT-Services.

19. INTERNA ANVISNINGAR FÖR REGISTERVERKSAMHETEN SAMT UTBILDNING

Interna anvisningar för registerverksamheten utarbetas separat. Utbildningen av personalen planeras separat.

5.12.2011