Kotien asiakaspalvelu

Helen Oy:n asiakasrekisteri

Rekisterinpitäjä

Helen Oy
Postiosoite: 00090 Helen
Puh: 09 6171
Y-tunnus 2630573-4

Rekisterin nimi

Helen Oy:n asiakasrekisteri

Rekisterin pitämisen peruste

Henkilötietolain 8 § 1 mom. kohdat 1, 2, 5, 6 ja 7.

Rekisterin käyttötarkoitus

Helen Oy:n nykyisten ja entisten asiakkaiden henkilötietoja käytetään henkilötietolain mukaisesti:

  • Helen Oy:n ja sen asiakkaiden välisen asiakassuhteen hoitamiseen ja kehittämiseen
  • Helen Oy:n tuotteiden ja palveluiden ylläpitämiseen, tarjoamiseen, kehittämiseen ja toimittamiseen sekä tuotteisiin ja palveluihin liittyvien Helen Oy:n sisäisten ja ulkoisten tehtävien hoitamiseen
  • tuotteiden ja palveluiden markkinointiin ja etämyyntiin
  • maksujen valvontaan ja perintään
  • rekisterin puhelutallenteita käytetään puhelusisällön todentamiseen, asiakaspalveluhenkilöstön kouluttamiseen ja palvelutasotutkimuksiin
  • profilointiin voimassaolevan lainsäädännön tai asiakkaan antaman suostumuksen mukaisesti.

Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin kerätään seuraavia tietoja:

  • nimi
  • ikä tai syntymävuosi
  • henkilötunnus
  • sukupuoli
  • äidinkieli
  • yhteystiedot, kuten puhelinnumerot, sähköpostiosoite ja muu osoitetieto
  • asiakkaan ilmoittamat suoramarkkinoinnin luvat ja -kiellot sekä yksi rekisteröityä koskeva tunnistetieto
  • asiakkaan luokitteluun liittyvät tiedot
  • asiakkaiden ja Helen Oy:n asiakaspalvelun väliset tallennettavat puhelut
  • asiakkaan palveluiden käyttöön liittyvät tiedot
  • asiakkaan maksukäyttäytymiseen liittyvät tiedot
  • energian käyttökohteen tiedot
  • käyttökohteessa sijaitsevat laitetiedot
  • energian kulutustiedot

Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan säännönmukaisesti rekisteröidyltä itseltään. Rekisteriä päivitetään asiakkailta tarjouspyyntöjen, tilausten, sopimusten tai muiden asiaan liittyvien kontaktien yhteydessä sekä asiakkaan kohteisiin asennetuilta energiamittareilta saaduilla energiankäyttötiedoilla.

Rekisterin tietoja voidaan päivittää myös ulkopuolisista tietolähteistä kuten Suomen Asiakastieto Oy:n rekisteristä.

Kaikki asiakkaiden yhteydenotot Helen Oy:öön voidaan tallentaa.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Helen Oy:n asiakasrekisteristä ei lähtökohtaisesti luovuteta tietoja ulkopuolelle. Voimassa olevan lainsäädännön edellyttämin tavoin tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille.

Tietoja voidaan siirtää rekisterin käyttötarkoituksen mukaisesti Helen Oy:n yhteistyökumppaneille, tytäryhtiöille, palveluntuottajille tai alihankkijoille. Puhelutallenteita voidaan siirtää tutkimuslaitokselle asiakaspalvelun laatutason arvioimiseksi. Tällöin tutkimuslaitoksen tulee sitoutua siihen, että tutkimuksessa käytetyt tallenteet joko palautetaan tai tuhotaan välittömästi tutkimuksen päätyttyä.

Rekisterin tietoja voidaan siirtää Euroopan Unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, jos se on edellä kuvatun henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten tai tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista. Tällöin tietojen siirrossa noudatetaan henkilötietolain asettamia vaatimuksia.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Asiakasrekisterin tiedot kerätään tietokantoihin, jotka on suojattu palomuurein, salasanoin sekä muilla teknisillä keinoilla. Tietoihin on käyttöoikeus vain Helen Oy:n palveluksessa olevilla henkilöillä tai sen valtuuttamilla toimijoilla, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään. Helen Oy edellyttää henkilöstöltään ja yhteistyökumppaneilta sitoutumista asiakastietojen salassapitoon. Heillä on käytössään käyttäjätunnukset ja salasanat.

Tarkastus-, kielto- ja korjausoikeus

Rekisteröidyllä on henkilötietolain 26 §:n mukaisesti oikeus tarkastaa häntä koskevat tiedot ja vaatia virheellisen tiedon korjaamista rekisterissä. Rekisteröidyllä on myös oikeus kieltää Helen Oy:tä käsittelemästä häntä koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten.

Tarkastus- ja oikaisupyynnöt sekä ilmoitus kielto-oikeuden käyttämisestä tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteeseen Helen Oy, Asiakaspalvelu, Kampinkuja 2, 00090 Helen tai asiakaspalvelu@helen.fi. Tarkastuspyyntö voidaan tehdä myös henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona. Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta aiheutuvan kohtuullisen korvauksen, jos rekisteröity käyttää tarkastusoikeuttaan useammin kuin kerran vuodessa.

10.10.2016

Jaa: