Kotien asiakaspalvelu

Helen Oy:n asiakas- ja markkinointirekisteri

ASIAKAS- JA MARKKINOINTIREKISTERI, HELEN OY
päivitetty 18.5.2018

Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

Helen Oy
Y-tunnus: 2630573-4
Käyntiosoite: Kampinkuja 2, 3 krs, Helsinki
Postiosoite: 00090 Helsinki
Puhelin: 09 6171
Verkkopalvelu: www.helen.fi
Yhteyshenkilö rekisteriasioissa: Jussi Mikkola, 09 6171, etunimi.sukunimi@helen.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Helen kerää ja käsittelee asiakkaiden ja potentiaalisten asiakkaiden sekä asiakassuhteen hoitamiseen liittyvien muiden rekisteröityjen henkilöiden (rekisteröity) henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:

  • Asiakassuhteen toteuttamiseksi, ylläpitämiseksi ja kehittämiseksi
  • Asiakkuuksien ja rekisteröityjen tunnistamiseen
  • Asiakassuhteeseen liittyvien Helenin ja sen yhteistyökumppaneiden tuottamien palveluiden käytön analysointiin, tarjoamiseen, kehittämiseen ja suoramarkkinointiin
  • Maksusuoritusten valvontaan ja maksujen perintään
  • Asiakkaan tilausten ja muutosten todentamiseen
  • Asiakasviestintään
  • Asiakastyytyväisyys- ja muiden vastaavien tutkimusten ja kyselyiden toteuttamiseen
  • Tuotteiden ja palvelujen markkinointiin, mainontaan ja etämyyntiin
  • Tilastointitarkoituksiin

Käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn pääasiallinen peruste on Helenin ja asiakkaan välinen sopimussuhde tai sopimusta valmistelevat toimet. Henkilötietojen käsittely perustuu Helenin ja asiakkaan väliseen asiakassuhteeseen ja siitä johtuvien oikeuksien ja velvoitteiden täyttämiseen.

Käsittely perustuu asiakkaan tai potentiaalisen asiakkaan suostumukseen, kun asiakas on antanut suostumuksensa sähköiseen markkinointiin ja asiakkaan suoramarkkinoinnin sekä asiakastutkimusten ja -kyselyiden osalta oikeutettuun etuun.

Käsittely perustuu myös lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseen. Tällaisia velvoitteita Helenillä on erityisesti perustuen kirjanpito- ja sähkömarkkinalainsäädäntöön ja ko. lainsäädäntöjen perusteella annettuihin viranomaisohjeisiin. Velvoitteet koskevat esimerkiksi sähkönmyyntiin liittyvien palveluiden toimittamista ja asiakkaiden laskuttamista.

Henkilötietojen käsittelyssä Helen noudattaa siihen sovellettavaa lainsäädäntöä, kuten henkilötieto-, sähkömarkkina- ja energiatehokkuuslainsäädäntöä.

Rekisterin tietosisältö

Rekisterin yhteydessä voidaan käsitellä kohdassa 4 luoteltuja käyttötarkoituksia varten asiakkailta ja markkinointi- tai yhteydenottoluvan antaneilta potentiaalisilta asiakkailta tietoja, jotka laajimmillaan ovat:

  • nimi
  • henkilötunnus
  • asiakasnumero
  • asiointikieli
  • yhteystiedot yhteydenottoa varten (mm. puhelinnumero ja sähköpostiosoite)
  • asiakkaan luokitteluun liittyvät tiedot
  • asiakkaan palveluiden käyttöön liittyvät tiedot
  • käyttökohteen tiedot kuten osoite, sähkön kulutusarvio, lämmitysmuoto, mittaustapa, pääsulakekoko, laitetiedot
  • Laskutus ja maksukäyttäytymiseen liittyvät tiedot kuten laskutusosoite, laskutusrytmi, tiedot maksuista, laskutustavasta
  • asiakkaiden ja Helenin asiakaspalvelun väliset tallennettavat puhelut
  • muut asiakkaan antamat tiedot kuten asiakaspalautteet ja muut yhteydenotot
  • palveluiden käytöstä havainnoidut tiedot, kuten vierailut tietyllä sivulla, vierailun ajankohta, toistuvuus ja kesto, vuorovaikutus viestinnän kanssa
  • asiakkaan markkinointilupa
  • muut asiakkaan ja potentiaalisen asiakkaan suostumuksella saadut tiedot, jotka ovat tarpeellisia hänen pyytämänsä palvelun toteuttamiseksi.

Rekisteröityä koskevien perustietojen ja laskutukseen liittyvien tietojen antaminen ovat edellytys Helenin tarjoamien palveluiden toimittamiselle. Lisäksi lakisääteiset velvoitteet edellyttävät keräämään rekisteröidystä esimerkiksi energian kulutusta koskevia tietoja. Vaadittujen tietojen antamatta jättäminen tai niiden keräämisen estäminen voivat hankaloittaa Helenin palveluiden tarjoamista tai estää niiden tarjoamisen.

Rekisteröidyllä on jäljempänä kuvatulla tavalla oikeus kieltää tai rajoittaa tietojensa käsittelyä, esimerkiksi oikeus kieltää tietojensa käyttö suoramarkkinointitarkoituksiin.

Tietojen säilytysaika

Sähkö-, lämpö- ja jäähdytyssopimusten henkilötiedot poistetaan sen vuoden päättyessä, kun kyseisen sopimuksen päättymisestä on kulun 10 vuotta. Muiden sopimusten tiedot poistetaan kolmen vuoden kuluttua sopimuksen päättymisestä. Potentiaalisten asiakkaiden tiedot poistetaan välittömästi asiakkaan niin halutessa. Puhelintallenteet säilytetään 2 vuotta puhelusta. Asiakaspalautteet säilytetään 10 vuotta.

Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakkaita koskevat tiedot saadaan säännönmukaisesti asiakkailta mm. tarjouspyyntöjen, tilausten, sopimusten ja muiden kontaktien yhteydessä sekä niistä tiedoista, jotka tallentuvat tai tallennetaan asiakkaan palveluiden tai tuotteiden käytöstä. Potentiaalisten asiakkaiden tiedot saadaan mm. kilpailujen, arvontojen ja puhelinmyynnin yhteydessä. Näistä tiedoista tallennetaan ainoastaan niiden potentiaalisten asiakkaiden tiedot, jotka ovat antaneet markkinointi- tai yhteydenottoluvan.

Kaikki asiakkaiden kontaktit Helen Oy:n voidaan tallentaa. Tallenteita käytetään liiketapahtumien todentamisessa, reklamaatioiden käsittelyssä sekä asiakaspalvelun kehittämisessä.

Tietoja kerätään myös evästeiden ja muiden vastaavien tekniikoiden avulla evästelausekkeessa tarkemmin kuvatuin tavoin.

Henkilötietoja voidaan myös kerätä, tallettaa ja päivittää Väestörekisterikeskuksen, Suomen Asiakastieto Oy:n ja muun osoite-, päivitys- ja muuta vastaavaa palvelua tarjoavan tai sähkösopimuksia välittävän rekisterinpitäjän rekisteristä. Tietoja päivitetään myös Energiateollisuuden julkaisemien sähkömarkkinoiden tiedonvaihdon sääntöjen perusteella sekä viranomaisilta soveltuvan lainsäädännön sallimissa rajoissa.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Helen Oy:n asiakasrekisteristä ei lähtökohtaisesti luovuteta tietoja ulkopuolelle. Voimassa olevan lainsäädännön edellyttämin tavoin tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille.

Tietoja voidaan siirtää rekisterin käyttötarkoituksen mukaisesti Helen Oy:n yhteistyökumppaneille, tytäryhtiöille, palveluntuottajille tai alihankkijoille. Palveluntuottajia ja alihankkijoita voivat olla esim. markkinointiyritykset, perintätoimistot, tulostusoperaattorit. Puhelutallenteita voidaan siirtää tutkimuslaitokselle asiakaspalvelun laatutason arvioimiseksi. Tällöin tutkimuslaitoksen tulee sitoutua siihen, että tutkimuksessa käytetyt tallenteet joko palautetaan tai tuhotaan välittömästi tutkimuksen päätyttyä.

Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Rekisterin tietoja ei pääsääntöisesti siirretä Euroopan Unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Tietoja voidaan siirtää jos se on edellä kuvatun henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten tai tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista. Henkilötietoja siirretään Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle vain henkilötietolainsäädännön mukaisesti, esimerkiksi Euroopan komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita käyttäen.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Asiakasrekisterin tiedot kerätään tietokantoihin, jotka on suojattu palomuurein, salasanoin sekä muilla teknisillä keinoilla. Tietoihin on käyttöoikeus vain Helen Oy:n palveluksessa olevilla henkilöillä tai sen valtuuttamilla toimijoilla, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään. Helen Oy edellyttää henkilöstöltään ja yhteistyökumppaneilta sitoutumista asiakastietojen salassapitoon. Heillä on käytössään käyttäjätunnukset ja salasanat. Manuaalisessa muodossa olevaa aineistoa säilytetään Helen Oy:n käytössä olevissa toimitiloissa, jotka on lukittu ja valvottu.

Tarkastusoikeus, tiedon korjaaminen, poistaminen, siirtäminen ja niiden toteuttaminen

Asiakkaalla on oikeus:

  • tarkastaa häntä koskevat tiedot ottamalla yhteyttä Helenin asiakaspalveluun, käymällä henkilökohtaisesti Helen Oy:n toimitiloissa taikka päivittämällä itse tietojaan Helenin asiointipalvelussa
  • vaatia virheellisen tai puutteellisen tiedon korjaamista tai täydentämistä taikka vanhentuneen tiedon poistamista ottamalla yhteyttä Helenin asiakaspalveluun tai käymällä henkilökohtaisesti Helen Oy:n toimitiloissa
  • peruuttaa antamansa markkinointisuostumus
  • siirtää Helenille toimittamansa tiedot (nimi, osoite ja yhteystiedot) järjestelmästä toiseen ottamalla yhteyden Helenin asiakaspalveluun
  • estää tai tyhjentää evästeet selaimen asetuksista taikka nollata sovelluksen tunnisteen mobiililaitteen asetuksista evästelausekkeessa tarkemmin kuvatuin tavoin
  • tehdä valitus viranomaiselle (Tietosuojavaltuutettu), mikäli hän katsoo, että hänen tietojaan on käsitelty tämän tietosuojalausekkeen ja kulloinkin voimassaolevan henkilötietolainsäädännön vastaisesi.

Helen Oy saa periä tietojen antamisesta aiheutuvan kohtuullisen korvauksen, jos asiakas käyttää tarkastusoikeuttaan useammin kuin kerran vuodessa.

Yhteystiedot oikeuksien käyttämiseksi:

Helen Oy / Asiakaspalvelu
Postiosoite: PL 100, 00090 HELEN
Käyntiosoite: Kampinkuja 2, 3 krs, Helsinki
Asiakaspalvelu puh. 09 617 8080 ma-pe klo 8-18.

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Postiosoite: PL 800 00521 Helsinki
Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs. 00520 Helsinki
Vaihde: 029 56 66700
Sähköposti: tietosuoja@om.fi

Asiakkaalla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuojasäädöksiä.

Tämä tietosuojaseloste on nähtävänä myös Helen Oy:n toimitiloissa osoitteessa Kampinkuja 2, 3 krs, Helsinki

Jaa: