Hyvä hallintotapa

Hallintoelimet

Helen Oy:n päätöksentekoelimet, jotka vastaavat hallinnosta ja toiminnasta, ovat yhtiökokous, hallitus, sen kaksi valiokuntaa: henkilöstö- ja palkitsemisvaliokunta sekä tarkastusvaliokunta, toimitusjohtaja johtoryhmän tukemana sekä koko konsernia koskevissa asioissa Helenin laajennettu johtoryhmä.

Yhtiökokous

Ylintä päätösvaltaa käyttää yhtiökokous. Yhtiökokous päättää sille osakeyhtiölain ja yhtiöjärjestyksen mukaan kuuluvista asioista, kuten tilinpäätöksen vahvistamisesta, taseen osoittaman voiton käyttämisestä, vastuuvapaudesta hallituksen jäsenille ja toimitusjohtajalle, hallituksen jäsenten ja tilintarkastajan palkkiosta sekä hallituksen jäsenten lukumäärästä. Yhtiökokous myös valitsee hallituksen puheenjohtajan, jäsenet sekä tarvittaessa tilintarkastajan ja varatilintarkastajan.

Yhtiökokouksessa on yhtiöjärjestyksen mukaan käsiteltävä myös yhtiön muodostaman konsernin kannalta merkittävän liiketoiminnan tai sen osan luovuttaminen taikka hankkiminen sekä yhtiön muodostaman konsernin kannalta merkittävät ja laajakantoiset investoinnit.

Osakkeenomistajan nimitystoimikunta

Yhtiön omistajalla on pysyvä osakkeenomistajan nimitystoimikunta, jonka tehtävänä on toimikunnan työjärjestyksen mukaisesti valmistella yhtiökokoukselle vuosittain ehdotukset seuraavalle toimikaudelle yhtiön hallituksen jäsenten lukumääräksi ja hallituksen jäseniksi valittaviksi henkilöiksi sekä hallituksen jäsenille maksettaviksi palkkioiksi. Lisäksi nimitystoimikunnan tehtävänä on valmistella ehdotukset hallituksen puheenjohtajaksi ja varapuheenjohtajaksi. Nimitystoimikunta voi tehdä yhtiökokoukselle ehdotuksia myös muista yhtiökokouksen päätösvaltaan kuuluvista asioista. Yhtiökokous voi päättää myös muista nimitystoimikunnalle annettavista tehtävistä.

Hallitus

Hallitus huolehtii yhteisön hallinnosta ja sen toiminnan asianmukaisesta järjestämisestä (hallituksen yleistoimivalta). Hallitus vastaa siitä, että yhtiön kirjanpidon ja varainhoidon valvonta on asianmukaisesti järjestetty. Hallituksen tehtävänä on hoitaa osakeyhtiölain, yhtiöjärjestyksen sekä yhtiötä koskevan muun lainsäädännön mukaan sille kuuluvat tehtävät.

Hallitus muun muassa

• valmistelee ja hyväksyy strategian sekä seuraa sen toteutumista
• vahvistaa yhtiön arvot ja eettiset periaatteet
• hyväksyy vuosittaisen toimintasuunnitelman ja taloussuunnitelman sekä seuraa niiden toteutumista
• hyväksyy yritysvastuuohjelman
• hyväksyy konsernin osavuosikatsaukset, konsernitilinpäätöksen ja toimintakertomuksen sekä emoyhtiön tilinpäätöksen
• vahvistaa konsernin politiikat ja tärkeimmät toimintaohjeet
• vahvistaa sisäisen tarkastuksen toimintaperiaatteet ja tarkastussuunnitelman
• vahvistaa yhtiön keskeisen organisaatiorakenteen ja johtamisjärjestelmän
• päättää konsernin rahoituksesta

Hallituksen puheenjohtajan yleisenä tehtävänä on johtaa hallituksen työskentelyä niin, että sen tehtävät tulevat hoidetuiksi tehokkaasti ja tarkoituksenmukaisesti. Puheenjohtajan ollessa estyneenä hänen tehtäviään hoitaa varapuheenjohtaja. Hallitustyöskentelyn itsearviointi toteutetaan vuosittain ulkopuolisen tahon toimesta.

Hallitus voi perustaa toiminnan kannalta tarpeellisia valiokuntia tai työryhmiä. Valiokuntien ja työryhmien tehtävistä ja toimintaperiaatteista sekä jäsenmäärästä ja kokoonpanosta päätetään niiden perustamisen yhteydessä. Valiokunnilla tai työryhmillä ei ole itsenäistä päätösvaltaa, vaan hallitus tekee päätökset valiokuntien valmistelun pohjalta. Hallitus on perustanut tarkastusvaliokunnan sekä henkilöstö- ja palkitsemisvaliokunnan.

Toimitusjohtaja

Helen Oy:n toimitusjohtaja on Olli Sirkka.

Toimitusjohtaja hoitaa osakeyhtiölain (OYL) mukaan yhtiön juoksevaa hallintoa hallituksen antamien ohjeiden ja määräysten mukaisesti (toimitusjohtajan yleistoimivalta) sekä vastaa siitä, että yhtiön kirjanpito on lain mukainen ja varainhoito on luotettavalla tavalla järjestetty.

Helen Oy:n johtoryhmä

Toimitusjohtajaa tukee tehtävässään johtoryhmä, johon kuuluvat toimitusjohtajan lisäksi yhtiön liiketoimintojen ja konsernitoimintojen johtajat sekä Helen Sähköverkko Oy:n toimitusjohtaja. Hallitus vahvistaa johtoryhmän kokoonpanon. Johtoryhmän puheenjohtajana toimii toimitusjohtaja.

Johtoryhmän tehtävänä on muodostaa yhteinen näkemys yhtiön kehittämisestä sekä toimia toimitusjohtajan tukena strategian toteuttamisessa ja yhtiön johtamisessa.

Tilintarkastaja

Tilintarkastajana toimii KPMG Oy Ab. Päävastuullinen tilintarkastaja on KHT Esa Kailiala.

Palkitseminen

Omistaja Helsingin kaupungin palkitsemispolitiikka ohjaa toimitusjohtajan palkkausta ja kokonaispalkitsemista. Hallitus päättää johtoryhmän palkkauksesta sekä kokonaispalkitsemisesta. Johdon kokonaispalkitseminen on riippumattoman osapuolen auditoima.

Hallituksen palkitseminen

Yhtiökokous päättää hallituksen ja hallituksen valiokuntien jäsenille maksettavista palkkioista yhdeksi toimikaudeksi kerrallaan. Hallituksen palkitseminen koostuu vuosi- ja kokouspalkkioista, joita maksetaan seuraavasti:

Vuosipalkkiot

Puheenjohtaja: 9 600 euroa vuodessa
Varapuheenjohtaja: 7 500 euroa vuodessa
Jäsenet: 7 500 euroa vuodessa

Kokouspalkkiot

Puheenjohtaja: 800 euroa kokoukselta
Varapuheenjohtaja: 640 euroa kokoukselta
Jäsenet: 640 euroa kokoukselta

Johdon ja henkilöstön palkitseminen

Hallitus päättää henkilöstön tulospalkkioperiaatteista. Yhtiön johtoryhmä päättää henkilöstön tulospalkkiomittareiden painotuksista ja skaaloista.

Toimitusjohtaja

Toimitusjohtajan palkkaus ja kokonaispalkitseminen ovat linjassa Helsingin kaupungin palkitsemispolitiikan kanssa. Kokonaispalkkaan ei sisälly pitkän aikavälin kannustinohjelmaa, allekirjoituspalkkiota eikä eläköitymisetua. Toimitusjohtajalla on kertapalkkiomahdollisuus, joka kaupungin linjausten mukaisesti vastaa maksimissaan yhden kuukauden palkkaa vuodessa. Toimitusjohtajan vuosittainen tulospalkkio vastaa enintään neljän kuukauden palkkaa. Vuonna 2023 toimitusjohtajan kokonaispalkka oli 30 000 euroa kuukaudessa. Toimitusjohtajan kokonaispalkka tarkistetaan vuosittain tilinpäätöksen yhteydessä.

Tulospalkkion mittarit

Henkilöstölle ja johdolle maksetaan tulospalkkiota, jos henkilöstö ja johto täyttävät palkkiolle asetetut ehdot ja ovat siihen oikeutettuja. Tulospalkkio koostuu kahdesta osasta: yhteisistä ja henkilökohtaisista mittareista. Yhteisten mittareiden osuus on suurimmalla osalla henkilöstöstä 75 prosenttia ja henkilökohtaisten 25 prosenttia. Vuonna 2023 toimitusjohtajan, johtoryhmän ja henkilöstön tulospalkkiomittareita olivat yhtiön tulos, digitaaliset asiakaskohtaamiset sekä brändin harkinta. Lisäksi Science Based Targets -aloitteeseen sidotulla ilmastotavoitteella oli 20 prosentin painoarvo. Esihenkilöiden tulospalkkiomittarina olivat johtaminen ja johtamiseen liittyvät mittarit, joita ovat 360-arviointi tai eNPS.

Vuonna 2023 henkilöstön vuosimediaaniansio oli 68 906 euroa. Laskennassa on huomioitu koko henkilöstö, jonka työsuhde on voimassa koko vuoden, lukuun ottamatta toimitusjohtajaa. Pitkillä poissaoloilla olevien henkilöiden ansioita ei ole huomioitu.

Sitoumukset

Toimintaamme ohjaavat seuraavat kansainväliset aloitteet ja viitekehykset:

• Science Based Targets
• YK:n Global Compact -aloitteen periaatteet
• YK:n kestävän kehityksen tavoitteet
• YK:n yrityksiä ja ihmisoikeuksia koskevat ohjaavat periaatteet
• ILO:n työelämän perusperiaatteita ja -oikeuksia koskeva julistus
• EU:n energiatehokkuusdirektiiviä toimeenpanevat energiatehokkuussopimukset

Toiminnassamme sovelletaan seuraavia standardeja:

• ISO 14001 -ympäristöjärjestelmästandardi: Helen Oy:n sähkön tuotanto, lämmön ja jäähdytyksen tuotanto ja jakelu sekä polttoaineen hankinta on sertifioitu ISO 14001 -ympäristöjärjestelmästandardin mukaisesti.
• ISO 45001 -työterveys- ja työturvallisuusjärjestelmästandardi: Helen Oy:n ja Helen Sähköverkko Oy:n työterveys- ja työturvallisuusjärjestelmä on sertifioitu ISO 45001 -työterveys- ja työturvallisuusjärjestelmästandardin mukaisesti.

Lisäksi työtämme ohjaavat koko Helen-konsernia koskevat politiikat:

• Eettiset toimintaperiaatteet
• Riskienhallintapolitiikka
• Hankintapolitiikka
• Vastuullisuuspolitiikka
• Kilpailuoikeuspolitiikka
• Rahoitus- ja sijoituspolitiikka
• Henkilöstöpolitiikka
• Helen Venturesin sijoituspolitiikka
• Sisäisen tarkastuksen toimintaohje

Helenin hallitus on hyväksynyt politiikkojen kokonaisuuden 27. maaliskuuta 2023. Politiikkoja täydentävät toimintaperiaatteet ja linjaukset. Helenin politiikat katselmoidaan ja tarvittaessa päivitetään vuosittain hallituksen järjestäytymiskokouksessa.

Lisäksi olemme laatineet eettisiin toimintaperiaatteisiimme perustuvat yritysvastuuvaatimukset toimittajille (pdf). Edellytämme toimittajiemme sitoutuvan näihin yritysvastuuvaatimuksiin.

Helenillä on käytössä eettinen ilmoituskanava, jonka kautta jokainen voi ilmoittaa avoimesti ja nimettömästi epäilemistään väärinkäytöksistä. Eettisen ilmoituskanavan toiminnasta vastaa ulkopuolinen ja riippumaton taho.

Sisäinen valvonta

Hallitus huolehtii siitä, että yhtiössä on määritelty sisäisen valvonnan toimintaperiaatteet ja että yhtiössä seurataan valvonnan kattavuutta. Operatiivinen johto vastaa yhtiön sisäisen valvonnan järjestämisestä ja sen riittävyydestä. Sisäinen valvonta on osa Helenin johtamisjärjestelmää, ja se tukee strategian suunnitelmallista ja tuloksellista toteuttamista. Se on organisaation sisään rakennettu toimintatapa, ei erillinen toiminto vaan osa toimintaprosesseja ja päivittäistehtäviä.

Riskienhallinta

Riskienhallinta tarkoittaa järjestelmällistä ja ennakoivaa tapaa tunnistaa, analysoida sekä hallita toimintaamme liittyviä epävarmuuksia. Riskienhallintapolitiikan tarkoituksena on kuvata kokonaisvaltaisen riskienhallinnan tavoitteet, toimintatavat, vastuut ja raportointitavat. Riskienhallintapolitiikan soveltaminen ja vastuut kuvataan yksityiskohtaisesti riskienhallinnan toimintaperiaatteissa ja sitä noudattavissa muissa konsernin politiikoissa ja riskienhallintakäsikirjoissa. Riskienhallinnan tavoitteena on energian toimitusvarmuudesta huolehtiminen sekä Helen-konsernin arvon turvaaminen ja kasvattaminen pitkäjänteisesti.

Yhtiön toimintakertomus sisältää arvion merkittävimmistä riskeistä ja epävarmuustekijöistä. Lisäksi osavuosikatsauksissa ja tilinpäätöstiedotteissa kuvataan liiketoimintaan liittyviä merkittäviä lähiajan riskejä ja epävarmuustekijöitä.

Sisäinen tarkastus

Sisäisen tarkastuksen tehtävänä on arvioida, onko yhtiön sisäinen valvonta ja riskienhallinta asianmukaisesti järjestetty ja toimivatko ne tarkoitetulla tavalla. Tarkastustoiminnan tulee luoda lisäarvoa myötävaikuttamalla toiminnan jatkuvaan parantamiseen.

Vuosittain laaditaan sisäisen tarkastuksen tarkastussuunnitelma, jonka käsittelee tarkastusvaliokunta ja hyväksyy hallitus. Sisäinen tarkastus laatii tarkastussuunnitelman yhteistyössä yhtiön johdon kanssa. Tarkastus suunnataan alueille, jotka kulloinkin ovat arvioidun riskin ja yhtiön tavoitteiden kannalta tärkeitä. Tarkastussuunnitelman ajantasaisuus ja tarkoituksenmukaisuus käydään johdon kanssa läpi puolivuosittain ja tarkastussuunnitelmaan tehdään tarvittaessa tarkennusehdotuksia tarkastusvaliokunnan hyväksyttäväksi.

Sisäinen tarkastus laatii tarkastusvaliokunnalle puolivuosittain yhteenvetoraportin suoritetuista tarkastuksista, merkittävimmistä havainnoista, annetuista suosituksista sekä sovituista toimenpiteistä ja niiden toteuttamisesta. Hallitukselle laaditaan vuosiraportti sisäisen tarkastuksen toiminnasta.