Kundtjänst för hem

Helen Abs kund- och marknadsföringsregister

KUND- OCH MARKNADSFÖRINGSREGISTER, HELEN AB
uppdaterat 18.5.2018

Registeransvarig och kontaktperson

Helen Ab
FO-nummer: 2630573-4
Besöksadress: Kampgränden 2, 3:e vån., Helsingfors
Postadress: 00090 Helsingfors
Telefon: 09 6171
Webbtjänst: www.helen.fi
Kontaktperson i registerärenden: Jussi Mikkola, 09 6171, fornamn.efternamn@helen.fi

Ändamålet med behandlingen av personuppgifter

Helen samlar in och behandlar personuppgifter som rör kunder och potentiella kunder samt övriga registrerade personer (registrerade) med anknytning till skötseln av kundrelationer, för följande ändamål:

  • Genomföra, upprätthålla och utveckla kundrelationen
  • Identifiera kundrelationer och registrerade
  • Göra användningsanalyser samt erbjuda, utveckla och direktmarknadsföra tjänster som producerats av Helen och dess samarbetspartners och som hänför sig till kundrelationen
  • Övervaka och driva in betalningar
  • Verifiera kundens beställningar och ändringar
  • Kundkommunikation
  • Genomföra kundnöjdhets- och andra motsvarande undersökningar och enkäter
  • Marknadsföra produkter och tjänster, göra reklam för dem och sälja dem på distans
  • Statistikändamål

Rättslig grund för behandlingen

Den huvudsakliga grunden för behandling av personuppgifter är en avtalsrelation mellan Helen och kunden eller åtgärder som föregår ett avtal. Behandlingen av personuppgifter grundar sig på en kundrelation mellan Helen och kunden och på fullgörandet av de rättigheter och skyldigheter som föranleds av denna kundrelation.

Behandlingen grundar sig på kundens eller den potentiella kundens samtycke, när kunden har gett sitt samtycke till elektronisk marknadsföring och direktmarknadsföring till kunden, samt i fråga om kundundersökningar och kundenkäter på berättigat intresse.

Behandlingen grundar sig också på efterlevnaden av lagstadgade skyldigheter. Helen har sådana skyldigheter särskilt på grundval av bokförings- och elmarknadslagstiftningen samt myndighetsanvisningar som utfärdats med stöd av nämnda lagstiftning. Skyldigheterna gäller exempelvis leverans av tjänster i samband med elförsäljning samt fakturering av kunder.

Vid behandlingen av personuppgifter följer Helen tillämplig lagstiftning, såsom personuppgifts-, elmarknads- och energieffektivitetslagstiftningen.

Registrets informationsinnehåll

I samband med registret kan uppgifter om kunder och potentiella kunder som gett tillstånd till marknadsföring eller kontakt behandlas för de ändamål som uppräknas i punkt 4. Dessa uppgifter som behandlas är högst följande:

  • namn
  • personbeteckning
  • kundnummer
  • kontaktspråk
  • kontaktuppgifter för kontakt (bl.a. telefonnummer och e-postadress)
  • uppgifter som rör klassificeringen av kunden
  • uppgifter som rör kundens användning av tjänster
  • uppgifter om förbrukningsobjektet, såsom adress, elförbrukningsprognos, uppvärmningssätt, mätningssätt, huvudsäkringsstorlek, uppgifter om apparater
  • uppgifter som rör fakturering och betalningsbeteende, såsom faktureringsadress, faktureringsrytm, uppgifter om betalningar, faktureringssätt
  • inspelade samtal mellan kunder och Helens kundtjänst
  • övriga uppgifter som kunden gett, såsom kundrespons och övriga kontakttaganden
  • observerade uppgifter om användningen av tjänster, såsom besök på en viss sida, besökens tidpunkt, frekvens och längd, dialog med Helens kommunikation
  • kundens marknadsföringstillstånd
  • övriga uppgifter som erhållits med kundens och den potentiella kundens samtycke och som är nödvändiga för att genomföra den begärda tjänsten.

Grunduppgifter om den registrerade och uppgifter för faktureringen är en förutsättning för att Helen ska kunna leverera sina tjänster. De lagstadgade skyldigheterna förutsätter även att Helen samlar in uppgifter om den registrerade, till exempel om dennes energiförbrukning. Försummelse att lämna de uppgifter som krävs eller förhindrande av insamlingen av dem kan försvåra eller förhindra Helens tillhandahållande av tjänster.

Den registrerade har på nedan beskrivet sätt rätt att förbjuda eller begränsa behandlingen av sina uppgifter, till exempel rätt att förbjuda användningen av sina uppgifter för direktmarknadsföringsändamål.

Uppgifternas förvaringstid

Personuppgifter som rör el-, värme- och kylavtal utplånas vid utgången av det år då 10 år förflutit sedan avtalet i fråga upphörde. Uppgifter som rör övriga avtal utplånas då tre år förflutit sedan avtalet upphörde. Uppgifter om potentiella kunder utplånas omedelbart om kunden så önskar. Samtalsinspelningar sparas i 2 år efter samtalet. Kundrespons sparas i 10 år.

Regelmässiga uppgiftskällor

Uppgifter om kunder erhålls regelmässigt från kunderna bl.a. i samband med offertförfrågningar, beställningar, avtal och andra kontakter samt från automatiskt eller manuellt lagrade uppgifter om kundens användning av produkter eller tjänster. Uppgifter om potentiella kunder erhålls bl.a. i samband med tävlingar, utlottningar och telefonförsäljning. Av dessa uppgifter lagras endast uppgifter om de potentiella kunder som har gett sitt samtycke till marknadsföring eller kontakt.

Alla kundkontakter med Helen Ab kan spelas in. Inspelningarna används för verifiering av affärstransaktioner, behandling av reklamationer samt utveckling av kundservicen.

Uppgifter samlas också in med hjälp av cookies och annan motsvarande teknik på det sätt som närmare beskrivs i klausulen om cookies.

Personuppgifter kan också samlas in, lagras och uppdateras från register som förs av Befolkningsregistercentralen, Suomen Asiakastieto Oy eller någon annan registeransvarig som tillhandahåller adress-, uppdaterings- eller andra motsvarande tjänster eller förmedlar elavtal. Uppgifterna uppdateras också på grundval av Finsk Energiindustri rf:s regler för informationsutbyte på elmarknaden, samt från myndigheter i den mån lagstiftningen tillåter.

Regelmässigt utlämnande av uppgifter

Uppgifter ur Helen Ab:s kundregister lämnas i regel inte ut till utomstående. Uppgifter kan lämnas ut till myndigheter på det sätt som gällande lagstiftning förutsätter.

Uppgifter kan i enlighet med registrets ändamål översändas till Helen Ab:s samarbetspartners, dotterbolag, tjänsteleverantörer eller underleverantörer. Som exempel på tjänsteleverantörer och underleverantörer kan nämnas marknadsföringsföretag, inkassobyråer, utskriftsoperatörer. Samtalsinspelningar kan översändas till forskningsinstitut för bedömning av kundservicens kvalitetsnivå. Då ska forskningsinstitutet förbinda sig att antingen återlämna eller förstöra de inspelningar som använts vid undersökningen omedelbart efter att undersökningen slutförts.

Översändande av uppgifter till stater utanför EU eller EES

Registeruppgifter översänds i regel inte till stater utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES). Uppgifter kan översändas, om det är nödvändigt för att uppfylla ändamålet med den ovan beskrivna behandlingen av personuppgifter eller för det tekniska genomförandet av behandlingen av uppgifter. Personuppgifter översänds utanför Europeiska unionen eller EES endast i enlighet med personuppgiftslagstiftningen, till exempel genom användning av modellavtalsklausuler som godkänts av Europeiska kommissionen.

Principer för skydd av registret

Uppgifterna i kundregistret samlas i databaser som är skyddade med brandväggar, lösenord och andra tekniska metoder. Behörighet till uppgifterna har endast Helen Ab:s anställda eller aktörer som Helen bemyndigat och som behöver uppgifterna i sitt arbete. Helen Ab förutsätter att personalen och bolagets samarbetspartners förbinder sig att hemlighålla kunduppgifterna. De använder sig av användarnamn och lösenord. Material i manuell form förvaras i Helen Ab:s lokaler som är låsta och bevakade.

Rätt till insyn samt rättelse, utplåning och översändande av uppgifter och hur dessa genomförs

Kunden har rätt att:

  • kontrollera vilka uppgifter Helen har om kunden genom att kontakta Helens kundtjänst, göra ett personligt besök på Helen Ab:s kontor eller genom att själv uppdatera sina uppgifter via Helens online-tjänst
  • kräva att felaktiga eller bristfälliga uppgifter rättas eller kompletteras eller att föråldrade uppgifter utplånas genom att kontakta Helens kundtjänst eller göra ett personligt besök på Helen Ab:s kontor
  • återkalla samtycke till marknadsföring
  • översända uppgifter (namn, adress och kontaktuppgifter) som kunden lämnat Helen från ett system till ett annat genom att kontakta Helens kundtjänst
  • förhindra lagring av cookies eller radera cookies via webbläsarens inställningar eller nollställa appens identifierare via den mobila apparatens inställningar på det sätt som närmare beskrivs i klausulen om cookies.
  • anföra besvär hos myndigheten (Dataombudsmannen) om kunden anser att hans uppgifter har behandlats i strid mot denna dataskyddsklausul och vid var tid gällande personuppgiftslagstiftning.

Helen Ab får ta ut en skälig ersättning för lämnandet av uppgifter om kunden utövar sin rätt till insyn oftare än en gång per år.

Kontaktuppgifter för utövande av rätten till insyn:

Helen Ab / Kundtjänsten
Postadress: PB 100, 00090 HELEN
Besöksadress: Kampgränden 2, 3:e vån., Helsingfors
Kundtjänsten tfn 09 617 8080 må-fr kl. 8-18.

Dataombudsmannens byrå
Postadress: PB 800 00521 Helsingfors
Besöksadress: Bangårdsvägen 9, 6:e vån. 00520 Helsingfors
Växel: 029 56 66700
E-post: tietosuoja@om.fi

Kunden har rätt att anföra besvär hos tillsynsmyndigheten om han anser att dataskyddsbestämmelserna försummas vid behandlingen av hans personuppgifter.

Denna dataskyddsbeskrivning finns också till påseende på Helen Ab:s kontor på Kampgränden 2, 3:e vån., Helsingfors

Dela: