Tervetuloa Helenille - Käytännön ohjeistusta Työturvallisuuteen liittyen

Helenin voimalaitokset ja tuotantolokaatiot

Helenillä on useampia voimalaitoksia ja tuotantolokaatioita. Tarkemmat tiedot löytyvät oheisen linkin takaa:

https://www.helen.fi/helen-oy/energia/energiantuotanto/voimalaitokset

Toimittajaksi Helenille:

• Helen on julkinen hankintayksikkö, erityisalojen hankintalain alainen

• Helen-konsernin hankinnoissa sovelletaan kaukolämpö- ja sähköverkkotoiminnassa erityisalojen hankintalakia (laki vesi- ja energiahuollon, liikenteen ja postipalvelujen alalla toimivien yksiköiden hankinnasta 1398/2016). Sähkön tuotanto ja myynti on EU-komission päätöksellä 19.6.2006 vapautettu erityisalojen hankintadirektiivin soveltamisesta. Hankintalakia ei sovelleta kaukojäähdytystoimintaan eikä Helenin uusiin palveluihin, mikäli ne eivät sisälly kaukolämpötoimintaan. Myöskään energian hankinta ja energiantuotannon polttoaineiden hankinta eivät kuulu lain soveltamisalaan.

• Erityisalojen hankintalain soveltamisen piirissä olevat hankinnat ovat julkisia, ja lain määrittämät kynnysarvot ylittävistä hankinnoista julkaistaan hankintailmoitukset HILMA ja TED ilmoituskanavissa, ja niitä koskee asianosaisten tiedonsaantioikeus.

Syrjimättömyys ja tasapuolisuus
Hankintaperiaatteidensa mukaisesti Helen-konsernin hankinnat tehdään suunnitelmallisesti, kustannustehokkaasti sekä mahdollisimman yhdenmukaisesti ja keskitetysti. Helen noudattaa hankinnoissaan avoimuuden, tasapuolisuuden, syrjimättömyyden ja tehokkaan varojen käytön periaatteita myös silloin, kun kyseessä on erityisalojen hankintalain kynnysarvot alittava hankinta.

Yritysvastuuvaatimukset, auditointi
• Hankinnat tehdään lain ja määräysten sekä Helenin eettisten periaatteiden mukaisesti ja hyvää liiketoimintatapaa noudattaen. Hankintaprosessissa varmistetaan, että eturistiriidat eivät vaikuta hankintojen käsittelyssä ja päätöksenteossa. Toimittajayhteistyöhän ei saa liittyä lahjontaa eikä sellaista vieraanvaraisuutta tai lahjoja, jotka voisivat vaikuttaa päätöksentekoon liikesuhteissa. Helenin kaikissa hankinnoissa toimittajan tulee toimittaa selvitys siitä, kuinka se huomioi vastuullisuusnäkökohdat toiminnassaan, ja lisäksi hankinnan luonne huomioon ottaen vertailuperusteissa pyritään mahdollisuuksien mukaan aina huomioimaan myös vastuullisuusnäkökohtia.
• Helen edellyttää sopimuskumppaneidensa sekä heidän alihankkijoidensa toimivan vastuullisesti ja noudattavan soveltuvaa paikallista ja kansainvälistä lainsäädäntöä mm. harmaan talouden torjuntaan liittyen sekä Global Compact -aloitteen kymmentä periaatetta Helen-konsernin eettisten toimintaperiaatteiden mukaisesti. Helen edellyttää toimittajiltaan Helenin yritysvastuuvaatimusten hyväksymistä: https://www.helen.fi/globalassets/helen-oy/tietoa-yrityksesta/vastuullisuuspolitiikka/helenin-yritysvastuuvaatimukset-toimittajille-16.6.2020.pdf
• Helen ei hyväksy harmaata taloutta missään muodossa . Palveluntoimittajien edellytetään täyttävän tilaajavastuulain mukaiset velvoitteet Helenin Harmaan talouden torjunta ohjeistuksen mukaisesti. Lisäksi Helen valvoo yhteistyössä palveluntoimittajiensa kanssa, että sovitut asiat toteutuvat myös alihankkijoiden osalta. Helen valvoo toimittajiensa vastuullisuutta myös tarvittaessa auditoinneilla ja lisäksi Helen on mukana HSEQ- klusterissa, jossa arvioidaan yhteistyössä muiden teollisuuden tilaajayritysten kanssa palvelutoimittajien työterveys- ja työturvallisuusasioita, ympäristövastuullisuutta ja laaduntuottokykyä.
• Mikäli toimittajan havaitaan toimivan Helenin vastuullisuusperiaatteiden vastaisesti, eikä toimittaja korjaa toimintaansa annetussa määräajassa, Helenillä on perusteet lopettaa yhteistyön toimittajan kanssa, jos tilanne ei Toimittajasta johtuvasta syystä korjaannu.
• Vastuullisuuskysely
Helenin tavoitteena on soveltaa monipuolisesti ja tehokkaasti kestävän kehityksen hallintaan soveltuvia standardeja sekä toimia toimialansa edelläkävijänä ja suunnannäyttäjänä. Helen seuraa, kartoittaa ja pyrkii edistämään avaintoimittajiensa vastuullisuutta. Työkaluna toimittajien ja toimitusketjujen vastuullisuuden seurannassa käytetään vastuullisuuskyselyä, jonka käyttöä pyritään laajentamaan kattamaan yhä suuremman osan Helenin toimittajista. Kyselyn piirissä olevilta toimittajilta edellytetään kestävän kehityksen standardien huomioimista toiminnassaan, ja toimittajien sekä toimitusketjujen kestävän kehityksen hallintaa pyritään systemaattisesti parantamaan ja viemään eteenpäin.

Toimittajien avaaminen
Ennen uusien toimittajien avaamista Helen selvittää yrityksen taustat, ja toimintatavoista kuten sovellettavista hankintaehdoista sovitaan.

Harmaan talouden torjunta

Jotta yritysten välinen toiminta on kaikilla osa-alueilla paikallisen lainsäädännön ja yritysten lähdemaiden vaatimukset täyttävää, on yhteistyössä huomioitava harmaan talouden torjuntaa koskevat säännökset.

Laki tilaajan selvitysvelvollisuudesta ja vastuusta ulkopuolista työvoimaa käytettäessä (22.12.2006/1233), velvoittaa tilaajavastuudokumenttien tarkastamista ja niiden seuraamista. Tämä lisäksi myös toteutuneista (rakennus)projekteista on raportoitava työmaa ja henkilötasolla.

Jos toimittaja ei kuulu Vastuu Group Oy:n Luotettava kumppani -palveluun, on vastaavat tiedot toimitettava Helenille ennen sopimuksen tekoa. Kyseisten tietojen tulee olla korkeintaan 3 kuukautta vanhoja ja tiedot on toimitettava Helenille uudelleen, jos yhteistyö jatkuu yli 12 kuukautta.
Lisäksi ulkomaalaiselta firmalta, joka tulee Helenin työmaalle, on tarkastettava yrityksen kotimaan tilaajavastuuselvitykset.

1. Kaupparekisteriote
2. Selvitys, että yrityksellä ei ole verovelkaa
3. Todistus eläkevakuutusmaksujen maksamisesta
4. Selvitys työehtosopimuksesta (Yrityksen oma selvitys)
5. Selvitys työterveyshuollon järjestämisestä (Yrityksen oma selvitys)
6. Todistus tapaturmavakuutuksen ottamisesta

Rakennus- ja projektikohtaiset tiedot harmaan talouden torjumiseksi (tiedonantovelvollisuus):

Kaikille yli 15 000 euron rakennustöille perustetaan työmaa-avain (muotoa TA-FI-xxx), joka tulee olla Toimittajan kaikilla laskuilla. Toimittajan on raportoitava työntekijätiedot Päätoteuttajalle ja Päätoteuttajana toimiessaan Suomen verottajalle. Helenin toimiessa Päätoteuttajana työntekijätiedot kerätään Toimittajilta valttikortti -leimauksilla. Voimalaitosten revisiotyömaa-avaimet avataan vuosittain ja niistä ilmoitetaan Toimittajalle. 

Kaikilla Heleniläisillä sekä urakoitsijoilla, aliurakoitsijoilla että vuosisopimustoimittajilla, jotka tulevat Helenin työmaalle, tulee olla Valttikortti. Myös ulkomaalaisilla toimittajilla. Toimittajien tulee rekisteröityä Vastuugroupin Ilmoita -palvelussa kaikille työmaille, joissa he työskentelevät, jotta kulkutiedot kirjautuvat.

Helen lähettää kuukausittain verottajalle työmaidensa urakkaeurot ja sellaisten työmaiden työntekijätiedot, joilla toimii pääurakoitsijana, sekä valvoo Valvoja -palvelulla toimittajiemme harmaan talouden todistusten ajantasaisuutta.

Ohje urakoitsijalle harmaan talouden torjumisesta.pdf

Suomen verottajan antamaa tietoa asiasta:

Rakennusalan harmaan talouden torjunta (vero.fi- sivuilta): https://www.vero.fi/yritykset-ja-yhteisot/yhteistyo-ja-palvelut/verotarkastus-ja-harmaa-talous/miten-verohallinto-torjuu-harmaata-taloutta/rakennusalan-harmaan-talouden-torjunta/

Tietoa tilaajavastuusta ja siihen liittyvästä lainsäädännöstä: 

Tilaajavastuu

Verottajaraportointi

• Verohallinnon rekisterit- yritystoiminta (vero.fi ohjeistus): https://www.vero.fi/yritykset-ja-yhteisot/yritystoiminta/verohallinnon-rekisterit/

• Ulkomainen yritys (vero.fi ohjeistus): https://www.vero.fi/yritykset-ja-yhteisot/yritystoiminta/ulkomainen-yritys-suomessa/mitka-ovat-yrityksen-verovelvollisuudet-suomessa/

Huomioitavaa on myös se, että ulkolaisilla yrityksillä tulee olla Suomessa edusmies, joka huolehtii mm. ulkolaisten työntekijöiden työterveyspalveluista.

Kuka on päätoteuttaja ja mitkä velvoitteet:

OHJE Rakennusalaan liittyvä tiedonantovelvollisuus Helen konserni päätoteuttaja: 
OHJE tiedonantovelvollisuus Helen päätoteuttaja 2015.pdf

OHJE Rakennusalaan liittyvä tiedonantovelvollisuus Revisiot:
Vuosihuoltojen työntekijäraportointi verohallinnolle.pdf

OHJE Rakennusalaan liittyvä tiedonantovelvollisuus Urakoitsija päätoteuttaja: 
OHJE tiedonantovelvollisuus Urakoitsija päätoteuttaja 2015.pdf

OHJE Rakennusalaan liittyvä tiedonantovelvollisuus sivu-urakoitsija: 
OHJE tiedonantovelvollisuus sivu-urakoitsija 2015.pdf

OHJE Rakennusalaan liittyvä tiedonantovelvollisuus, VuC biolämpölaitoksen revisio: 
VuC_Ohje 2023.pdf ja Vuosihuoltojen työntekijäraportointi verohallinnolle.pdf

​​​​​​​Myös ulkomaalaiset:

PREVENTING BLACK ECONOMY ON HELEN WORKING SITES:
NOTE_PREVENTING BLACK ECONOMY ON HELEN WORKING SITES.pdf

Oikeus tehdä töitä Suomessa:

Työlupakäytäntö (kun kyseessä on ulkomaalainen yksityinen elinkeinonharjoittaja):

Töihin Suomeen:

Verohallinnon ohje työntekijälle

Töihin rakennustyömaalle: 

Verohallinnon ohje työntekijälle - rakennustyömaa

Jos tulet ulkomailta töihin Suomeen, verotuksesi riippuu siitä, kuinka kauan oleskelet Suomessa. Verotukseen vaikuttaa myös se, onko työnantajasi suomalainen vai ulkomainen yritys.

Toimittajan/Urakoitsijan on noudatettava Helen-konsernin kanssa sovittuja ehtoja sekä työntekopaikkaa ja työn kohdetta koskevia sääntöjä (kts. mm. toimipaikkakohtaiset ohjeet ja huomioi turvallisuus).

Helen portaali: henkilöturvallisuusselvitykset ja kulkuoikeudet

Helen-portaali on alusta, jonka kautta käsitellään  Palveluntuottajien kulku- ja pääsyoikeudet. Sen kautta käynnistyvät myös urakoitsijoiden ja muiden sopimuskumppanien henkilöturvallisuusselvitykset. 

Henkilöturvallisuusselvitysmenettely on yksi keino arvioida Palvelutarjoajan henkilön luotettavuutta. Helen-konserni hakee viranomaiselta turvallisuusselvitykset pääsääntöisesti kaikista henkilöistä, jotka tulevat töihin Helenin kohteisiin, saavat pääsyn kriittisiin tietojärjestelmiin tai käsittelevät Helenin kriittistä tietoa. Kaikki turvallisuusselvitykset käsitellään Suojelupoliisissa. Helenin hakemat selvitykset ovat joko suppeita tai perusmuotoisia.

• Suppea : teetetään pääosasta palveluntuottajien (urakoitsijat, konsultit yms.) henkilöistä
• Perusmuotoinen: teetetään palveluntuottajien (urakoitsijat, konsultit yms.) henkilöistä, jotka pääsevät erityiskohteisiin tai käsittelevät kriittisemmäksi luokiteltua tietoa

1.2.2020 alkaen tulee perusmuotoiseen turvallisuusselvityshakemukseen liittää selvitys asuinpaikoista ja pitempiaikaisista oleskelupaikoista enintään viimeisten kymmenen vuoden ajalta sekä nimikirjaote tai muu selvitys (cv) koulutuksesta ja virka- ja työsuhteista vähintään viimeisen kymmenen vuoden ajalta (Turvallisuusselvityslaki 726/2014).

Kaikkien Helenin palveluntuottajien (urakoitsijat, konsultit yms.) työntekijöitä hallinnoidaan Helen-portaalissa, riippumatta siitä haetaanko henkilöille kulkuoikeuksia Helenin tiloihin ja/tai pääsyoikeuksia Helenin järjestelmiin. Helen-portaali on verkkoselaimella käytettävä järjestelmä, jonka käyttäjät käyttävät kirjautumistunnuksenaan omaa sähköpostiosoitettaan.

VuC työmaalle (VuC työmaa-alue) saapuvat palveluntuottajien työntekijät ilmoitetaan edelleen erillisen prosessin mukaisesti eikä näitä kirjata Helen-portaaliin. Poikkeuksena ovat ne palveluntuottajat, joiden henkilöstön tarvitsee työskennellä myös muualla Helenin tiloissa, kuin VuC työmaa-alueella. Nämä tulee kirjata Helen-portaaliin, jotta tarvittavat turvallisuuskoulutukset saadaan suoritettua ja dokumentoitua.

Jos Palveluntarjoaja tulee työskentelemään Helen Oy:n tytäryhtiöiden urakoissa, niiden osalta annetaan tarkemmat tiedot turvallisuuteen liittyen.

Kulkukortit Helenin toimitiloihin pääsyyn, avaimet ja näihin liittyvät oikeudet haetaan toimeksiannosta vastaavan projektipäällikön/työn tilaajan toimesta. Kulkuoikeuksia tilattaessa tulee projektipäällikön/työn tilaajan nimetä toimeksiantoon palveluntuottajan yhteyshenkilö(t), jotka sitten täyttävät työntekijöidensä tiedot Helen-portaaliin saatuaan kutsun ja sitä kautta tunnukset kirjautumista varten.

Kulkukortin voimassaolon jatko ja/tai lisäkulkuoikeudet haetaan aina Helen-portaalin kautta. Tämä edellyttää, että kulkukortin haltijan tiedot pitää ensin syöttää Helen-portaaliin (mikäli henkilöä ei ole aiemmin lisätty Helen-portaalin kautta tehtyyn toimeksiantoon). Menettelyn avulla varmistetaan, että tarvittavat turvallisuuskoulutukset ja taustaselvitykset ovat voimassa. 

Helen-portaaliin pääset oheisen linkin kautta:

https://helenportaali.rossum.fi/

Helen-portaalin ohjeet :

Yleiset kirjautumisen ohjeet

Palveluntuottajan yhteyshenkilön ohje

Palveluntuottajan työntekijän ohje

Quentic (HSEQ -järjestelmä)

HSEQ-asioiden (Health Safety Environment Quality) hallinta on vahva osa Helenin vastuullisuutta. Työterveys-, turvallisuus-, ympäristö- ja laatuasioiden hyvä hoito auttaa meitä ylläpitämään avointa vuoropuhelua sidosryhmiemme kanssa sekä ylläpitämään kaupunkilaisten, naapureiden ja viranomaistahojen luottamusta toimintaamme.

Helen Oy käyttää työturvallisuuden, ympäristön ja laadun hallintaan HSEQ-järjestelmä Quenticia. ​​​​​​​Quentic on alusta, jossa käsitellään työturvallisuuteen, prosesseihin, ympäristöön sekä auditointeihin liittyvää tietoa.

Helenin voimalaitoksilla tai muissa kohteissa toimivalla Palveluntuottajalla tulee pääsääntöisesti olla oma erillinen ja itse hankittu käyttöoikeus Quentic-järjestelmään. 

Työturvallisuuden yleiset periaatteet 

Helen Oy:n työterveys- ja työturvallisuustoiminnan tavoitteena on tarjota yhtiön työntekijöille ja kumppaneille terveellinen ja turvallinen toimintaympäristö. Helen toimii lakien ja asetusten, alaa koskevien määräysten ja sopimusten ja oman turvallisuusohjeiston mukaisesti ja edellyttää sitä myös palveluntuottajilta. Tavoitteemme on olla alan turvallisin yritys ja edellytämme myös sopimuskumppaneidemme toiminnan tukevan tämän tavoitteen saavuttamista. 

Helenin tavoite on nolla tapaturmaa. Helenillä edistetään hyvää työturvallisuuskulttuuria perehdyttämällä henkilöstö huolellisesti sekä korostamalla henkilöstön sekä palveluntuottajien turvallisuutta eri tilanteissa. Helenillä kehitetään työn toimintatapoja jatkuvasti. Helenin työterveys- ja työturvallisuusjärjestelmä on sertifioitu ISO 45001 -standardin mukaisesti.  

Lait ja Helen asettavat palveluntuottajalle vähimmäisvaatimukset. Lakien ja Helenin ohjeiden lisäksi palveluntuottajan tulee noudattaa myös mahdollisia kolmansien osapuolien määräyksiä ja ohjeita sekä yleistä siisteyttä kaikissa toimissaan. Helenin ja kolmannen osapuolen turvallisuusvaatimusten yhteensovitus tulee tehdä yhteistyössä kaikkien osapuolten kanssa.  

Jokaisen hankkeessa työskentelevän tulee noudattaa työturvallisuutta ja suojainten käyttöä koskevia ohjeita ja omilla toimenpiteillään varmistaa, ettei työskenneltäessä vaaranneta omaa tai muiden terveyttä ja turvallisuutta. Kaikkien Helenin toimeksiannosta työskentelevien on asemasta ja työtehtävästä riippumatta vastuu ja velvollisuus puuttua turvattomaan työskentelyyn, työolosuhteisiin ja henkilökohtaisten suojainten käytön laiminlyönteihin.   

Turvallinen työskentely ja työsuojelun huomioon ottaminen päivittäisessä toiminnassa on tärkeä osa työntekijän ammattitaitoa. Aktiivinen asenne ja ammattitaidon ylläpito ja kehittäminen on kaikkien velvollisuus sekä lähtökohta turvalliseen työskentelyyn. Jokaisella työntekijällä on oikeus ja velvollisuus turvalliseen työskentelyyn. 

Palveluntuottajan tulee ennen sopimuksen tekoa nimetä työryhmäänsä varten yhdyshenkilö, joka vastaa ryhmän työsuorituksesta sekä kaikista työturvallisuuteen liittyvistä asioista. Palveluntuottajan työryhmän tulee noudattaa Helenin sääntöjä, turvallisuusohjeita ja sitoutua käyttämään Helenin työturvallisuussovellusta (Quentic).

Nuorten alle 18-vuotiaiden työntekijöiden (esim. kesäharjoittelijat) kohdalla noudatetaan kaikkea suomessa voimassaolevaa nuoria työntekijöitä koskevaa lainsäädäntöä. Lisätietoa työsuojeluhallinnon linkistä:

Nuori työntekijä

Perehdyttäminen yhteisellä työmaalla

Perehdyttäminen rakennustyömaalla

Koulutukset ja ennakoivat toimenpiteet:

Kaikkien Palvelutarjoajan ja Palveluun/urakkaan osallistuvien henkilöiden on käytävä läpi Palvelun/urakan vaatimat koulutukset ilman lisäveloituksia. Koulutusvaateisiin kuuluvat ainakin Helenin sähköisen Helen-portaalin kautta työtehtävästä riippumatta:

• Työturvallisuuden peruskurssi

Näiden lisäksi on suoritettava myös muut työskentelypaikan, työn luonteen ja vaativuuden mukaiset koulutukset. 

Helen pitää erityisen tärkeänä myös henkilökohtaisen työturvallisuuden takaamista kaikissa olosuhteissa. Näistä (PPE= Personal Protective Equipment) välineistä kerrotaan tarkemmin tässä Helen Oy:n turvallisuussäännöksessä: 

Henkilökohtaiset suojeluvälineet.pdf

Henkilökohtaisten suojeluvälineiden käyttäminen perustuu aina työn tai työvaiheen vaarojen tunnistukseen ja riskinarvioon. Pakollisen varustuksen taso vaihtelee työskentelypaikan ja tehtävän työn mukaan. 

Huomioitavaa kuitenkin on, että PPE-vaatetuksen tulee olla  aina heijastavaa ja käytettävän varustuksen taso vaihtelee työskentelypaikan ja tehtävän työn mukaan.