Hyvä hallintotapa

Helenin hallintoelimet

Helen Oy:n päätöksentekoelimet, jotka vastaavat hallinnosta ja toiminnasta ovat yhtiökokous, hallitus, sen kaksi valiokuntaa; henkilöstö- ja palkitsemisvaliokunta ja tarkastusvaliokunta, sekä toimitusjohtaja johtoryhmän tukemana sekä koko konsernia koskevissa asioissa Helenin laajennettu johtoryhmä.

Yhtiökokous

Ylintä päätösvaltaa käyttää yhtiökokous. Yhtiökokous päättää sille osakeyhtiölain ja yhtiöjärjestyksen mukaan kuuluvista asioista, kuten tilinpäätöksen vahvistamisesta, taseen osoittaman voiton käyttämisestä, vastuuvapaudesta hallituksen jäsenille ja toimitusjohtajalle, hallituksen jäsenten ja tilintarkastajan palkkiosta sekä hallituksen jäsenten lukumäärästä. Yhtiökokous myös valitsee hallituksen puheenjohtajan, jäsenet sekä tarvittaessa tilintarkastajan ja varatilintarkastajan.

Osakkeenomistajan nimitystoimikunta

Yhtiön omistajalla on pysyvä osakkeenomistajan nimitystoimikunta, jonka tehtävänä on toimikunnan työjärjestyksen mukaisesti valmistella yhtiökokoukselle vuosittain ehdotukset seuraavalle toimikaudelle Yhtiön hallituksen jäsenten lukumääräksi ja hallituksen jäseniksi valittaviksi henkilöiksi sekä hallituksen jäsenille maksettaviksi palkkioiksi. Lisäksi nimitystoimikunnan tehtävänä on valmistella ehdotukset hallituksen puheenjohtajaksi ja varapuheenjohtajaksi. Nimitystoimikunta voi tehdä yhtiökokoukselle ehdotuksia myös muista yhtiökokouksen päätösvaltaan kuuluvista asioista. Yhtiökokous voi päättää myös muista nimitystoimikunnalle annettavista tehtävistä.

Hallitus

Hallitus huolehtii yhteisön hallinnosta ja sen toiminnan asianmukaisesta järjestämisestä (hallituksen yleistoimivalta). Hallitus vastaa siitä, että yhtiön kirjanpidon ja varainhoidon valvonta on asianmukaisesti järjestetty. Hallituksen tehtävänä on hoitaa osakeyhtiölain, yhtiöjärjestyksen sekä yhtiötä koskevan muun lainsäädännön mukaan sille kuuluvat tehtävät.  

Hallitus mm.

• valmistelee ja hyväksyy strategian sekä seuraa sen toteutumista
• vahvistaa yhtiön arvot ja eettiset periaatteet
• hyväksyy vuosittaisen toimintasuunnitelman ja budjetin sekä seuraa niiden toteutumista
• hyväksyy konsernin osavuosikatsaukset, konsernitilinpäätöksen ja toimintakertomuksen sekä emoyhtiön tilinpäätöksen
• vahvistaa riskienhallinnan ja sisäisen valvonnan toimintaperiaatteet
• vahvistaa konsernin politiikat ja tärkeimmät toimintaohjeet
• vahvistaa sisäisen tarkastuksen toimintaperiaatteet ja tarkastussuunnitelman
• vahvistaa yhtiön keskeisen organisaatiorakenteen ja johtamisjärjestelmän

Hallituksen puheenjohtajan yleisenä tehtävänä on johtaa hallituksen työskentelyä niin, että sen tehtävät tulevat hoidetuiksi tehokkaasti ja tarkoituksenmukaisesti. Puheenjohtajan ollessa estyneenä hänen tehtäviään hoitaa varapuheenjohtaja. Hallitustyöskentelyn itsearviointi toteutetaan vuosittain ulkopuolisen tahon toimesta.

Hallitus voi perustaa toiminnan kannalta tarpeellisia valiokuntia tai työryhmiä. Valiokuntien ja työryhmien tehtävistä ja toimintaperiaatteista sekä jäsenmäärästä ja kokoonpanosta päätetään niiden perustamisen yhteydessä. Valiokunnilla tai työryhmillä ei ole itsenäistä päätösvaltaa, vaan hallitus tekee päätökset valiokuntien valmistelun pohjalta. Hallitus on perustanut tarkastusvaliokunnan sekä henkilöstö- ja palkitsemisvaliokunnan.

Toimitusjohtaja

Helen Oy:n toimitusjohtaja on Olli Sirkka. 

Toimitusjohtaja hoitaa osakeyhtiölain (OYL) mukaan yhtiön juoksevaa hallintoa hallituksen antamien ohjeiden ja määräysten mukaisesti (toimitusjohtajan yleistoimivalta) sekä vastaa siitä, että yhtiön kirjanpito on lain mukainen ja varainhoito on luotettavalla tavalla järjestetty.

Helen Oy:n johtoryhmä

Toimitusjohtajaa tukee tehtävässään johtoryhmä, johon kuuluvat toimitusjohtajan lisäksi yhtiön liiketoimintojen ja liiketoimintakumppanien johtajat. Hallitus vahvistaa johtoryhmän kokoonpanon. Johtoryhmän puheenjohtajana toimii toimitusjohtaja.

Johtoryhmän tehtävänä on muodostaa yhteinen näkemys yhtiön kehittämisestä sekä toimia toimitusjohtajan tukena strategian toteuttamisessa ja yhtiön johtamisessa.

Tilintarkastajat

Tilintarkastajana toimii KPMG Oy Ab (päävastuullinen tilintarkastaja KHT Esa Kailiala).

Palkitseminen

Omistajan eli Helsingin kaupungin palkitsemispolitiikka ohjaa toimitusjohtajan palkkausta ja kokonaispalkitsemista. Hallitus päättää johtoryhmän palkkauksesta sekä kokonaispalkitsemisesta. Helen Oy:n hallituksen henkilöstö- ja palkitsemisvaliokunta valmistelee hallitukselle johdon ja henkilöstön sitouttamis- ja palkitsemisjärjestelmät, joista hallitus päättää. Helenin koko henkilöstö kuuluu tulospalkkiojärjestelmään.

Vuonna 2020 Helenin johdon kokonaispalkitseminen auditoitiin riippumattoman osapuolen toimesta (Korn Ferry). Auditoinnin tulokset käsiteltiin henkilöstö- ja palkitsemisvaliokunnassa ja hallituksessa. Suurimpana erona verrattuna muihin yhtiöihin todettiin pitkän tähtäimen kannustinohjelman puuttuminen.

Hallituksen palkitseminen

Yhtiökokous päättää hallituksen ja hallituksen valiokuntien jäsenille maksettavista palkkioista yhdeksi toimikaudeksi kerrallaan. Hallitus ei kuulu tulospalkkion tai pitkän tähtäimen kannustinohjelman piiriin.

Vuosipalkkiot:

• Puheenjohtaja: 9 600 euroa vuodessa
• Jäsenet: 7 500 euroa vuodessa

Kokouspalkkioita maksetaan kokouksista seuraavasti:

• Puheenjohtaja: 800 euroa kokoukselta
• Jäsenet: 640 euroa kokoukselta

Hallituksen valiokuntien kokouksista maksetaan hallituksen jäsenille seuraavasti:

• Tarkastusvaliokunnan kokous: 640 euroa kokoukselta. Valiokunnan hallitusjäsenet ovat Hillevi Mannonen, Pirja Heiskanen ja Tiina Rytky.
• Henkilöstö- ja palkitsemisvaliokunnan kokous: 640 euroa kokoukselta. Valiokunnan hallitusjäsenet ovat Osmo Soininvaara, Tiina Rytky ja Timo Piekkari.

Yhtiön johdon ja henkilöstön palkitseminen

Helen Oy:n henkilöstö- ja palkitsemisvaliokunta työstää tulospalkkioperiaatteet, -mittarit ja -skaalat toimitusjohtajan esityksen pohjalta. Valiokunta suosittelee hallitukselle, joka päättää toimitusjohtajan ja johtoryhmän tulospalkkioperiaatteista, -mittareista ja -skaalasta. Hallitus päättää Helenin henkilöstön tulospalkkioperiaatteista. Yhtiön johtoryhmä päättää henkilöstön tulospalkkiomittareiden painotuksista ja skaaloista.

Tulospalkkiomittarit ovat osa yhtiön strategisia mittareita, joiden edistymistä koko henkilöstö voi seurata. Vuonna 2022 toimitusjohtajalla, johtoryhmällä ja koko henkilöstöllä oli samat tulospalkkiomittarit. Lisäksi johtoryhmän jäsenillä ja henkilöstöllä oli omia henkilökohtaisia mittareita. Yhtiön tulospalkkiomittareita käydään läpi kvartaaleittain johtoryhmässä ja niistä viestitään intranetissä. Tulospalkkiolaskennasta vastaavat yhtiön talous- ja HR-yksiköt yhteistyössä. Esihenkilöt validoivat yksi yli yhden -periaatteella. Tulospalkkiot maksetaan tilinpäätöksen jälkeen.

Tulospalkkion mittarit

Helen maksaa henkilöstölleen ja johdolleen tulospalkkiota, jos henkilöstö ja johto täyttävät palkkiolle asetetut ehdot ja ovat siihen oikeutettuja. Helenin tulospalkkiot ovat linjassa omistajan eli Helsingin kaupungin palkitsemispolitiikan kanssa. Helenillä tulospalkkio koostuu kahdesta osiosta: yhteisistä ja henkilökohtaisista mittareista. Yhteisten mittareiden osuus on koko henkilöstöllä toimitusjohtajaa lukuun ottamatta 75 prosenttia ja henkilökohtaisten 25 prosenttia. Vuonna 2022 toimitusjohtajan, johtoryhmän ja henkilöstön tulospalkkiomittareita olivat yhtiön tulos, Science Based Targets -aloitteeseen sidottu ilmastotavoite, digitaaliset asiakaskohtaamiset ja brändin harkinta. Lisäksi esihenkilöillä oli tulospalkkiomittarina johtaminen ja työntekijäkokemus.

Vuonna 2022 henkilöstön vuosimediaaniansio oli 65 972 euroa. Laskennassa on huomioitu kaikki työntekijät, joiden työsuhde on voimassa koko vuoden, toimitusjohtajaa lukuun ottamatta. Pitkillä poissaoloilla olevien henkilöiden ansioita ei ole huomioitu.

Toimitusjohtaja

Toimitusjohtajan palkkaus ja kokonaispalkitseminen ovat linjassa omistajan eli Helsingin kaupungin palkitsemispolitiikan kanssa. Kokonaispalkkaan ei kuulu pitkän aikavälin kannustinohjelmaa, allekirjoituspalkkiota eikä eläköitymisetua. Toimitusjohtajalla on kertapalkkiomahdollisuus, joka kaupungin linjausten mukaisesti vastaa maksimissaan yhden kuukauden palkkaa vuodessa. Toimitusjohtajan vuosittainen tulospalkkio vastaa enintään neljän kuukauden palkkaa. Toimitusjohtajan kokonaispalkka on 30 000 euroa kuukaudessa. Toimisuhteen päättyessä toimitusjohtajalla on oikeus maksimissaan 6 kuukauden erokorvaukseen. Toimitusjohtajan kokonaispalkka tarkistetaan vuosittain tilinpäätöksen yhteydessä.

Johtoryhmä

Yhtiön johtoryhmän jäsenille maksetaan kokonaispalkkaa, johon ei kuulu pitkän aikavälin kannustinohjelmaa. Johtoryhmän palkkaus ja palkitseminen tehdään toimitusjohtajan esityksestä henkilöstö- ja palkitsemisvaliokunnan suosituksesta ja hallituksen päätöksellä. Johtoryhmän jäsenillä on kertapalkkiomahdollisuus, joka vastaa maksimissaan yhden kuukauden palkkaa vuodessa. Johtoryhmän jäsenten palkkaus tarkistetaan vuosittain suorituksen ja palkkavertailun perusteella. Palkkavertailut tehdään riippumattoman toimijan (Mercer International) kautta vuosittain. Tulokset käsitellään henkilöstö- ja palkitsemisvaliokunnassa. Johtoryhmän jäsenten vuosittainen tulospalkkio on enintään kahden kuukauden palkka kokonaispalkasta.

Yhtiön johdon ja ylempien toimihenkilöiden tehtävien vaativuus arvioidaan IPE-vaativuusarviointijärjestelmällä (International Position Evaluation). IPE:n avulla varmistetaan markkinaan nähden kilpailukykyinen palkkataso ja määritellään lähtöpalkkataso. Lisäksi IPE-arvioinnilla tavoitellaan yhdenvertaisuutta.

Sitoumukset

Toimintaamme ohjaavat seuraavat kansainväliset aloitteet ja viitekehykset:

• Science Based Targets
• YK:n Global Compact -aloitteen periaatteet
• YK:n kestävän kehityksen tavoitteet
• YK:n yrityksiä ja ihmisoikeuksia koskevat ohjaavat periaatteet
• ILO:n työelämän perusperiaatteita ja -oikeuksia koskeva julistus
• EU:n energiatehokkuusdirektiiviä toimeenpanevat energiatehokkuussopimukset

Toiminnassamme sovelletaan seuraavia standardeja:

• ISO 14001 -ympäristöjärjestelmästandardi: Helen Oy:n sähkön tuotanto, lämmön ja jäähdytyksen tuotanto ja jakelu sekä polttoaineen hankinta on sertifioitu ISO 14001 -standardin mukaisesti.
• ISO 45001 -työterveys- ja työturvallisuusjärjestelmästandardi: Helen Oy:n ja Helen Sähköverkko Oy:n työterveys- ja työturvallisuusjärjestelmä on sertifioitu ISO 45001 -standardin mukaisesti.

Lisäksi työtämme ohjaavat seuraavat politiikat:

• Riskienhallintapolitiikka
• Hankintapolitiikka
• Vastuullisuuspolitiikka
• Eettiset toimintaperiaatteet
• Kilpailuoikeuspolitiikka
• Rahoitus- ja sijoituspolitiikka
• Henkilöstöpolitiikka
• Sisäisen tarkastuksen toimintaohje
• Helen Venturesin sijoituspolitiikka

Helenin hallitus on hyväksynyt politiikkojen kokonaisuuden 28.3.2022. Politiikkoja täydentävät toimintaperiaatteet ja linjaukset. Helenin politiikat katselmoidaan ja tarvittaessa päivitetään vuosittain hallituksen järjestäytymiskokouksessa.

Sisäinen valvonta

Hallitus huolehtii siitä, että yhtiössä on määritelty sisäisen valvonnan toimintaperiaatteet ja että yhtiössä seurataan valvonnan kattavuutta. Operatiivinen johto vastaa yhtiön sisäisen valvonnan järjestämisestä ja sen riittävyydestä. Sisäinen valvonta on osa Helenin johtamisjärjestelmää, ja se tukee strategian suunnitelmallista ja tuloksellista toteuttamista. Se on organisaation sisään rakennettu toimintatapa, ei erillinen toiminto, vaan osa toimintaprosesseja ja päivittäistehtäviä.

Riskienhallinta

Helenillä riskienhallinta tarkoittaa järjestelmällistä ja ennakoivaa tapaa tunnistaa, analysoida sekä hallita toimintaan liittyviä epävarmuuksia. Riskienhallintapolitiikan tarkoituksena on kuvata kokonaisvaltaisen riskienhallinnan tavoitteet, toimintatapa, vastuut ja raportointi Helen-konsernissa. Riskienhallintapolitiikan soveltaminen ja vastuut kuvataan yksityiskohtaisesti riskienhallinnan toimintaperiaatteissa ja sitä noudattavissa muissa konsernin politiikoissa ja riskienhallintakäsikirjoissa. Riskienhallinnan tavoitteena on energian toimitusvarmuudesta huolehtiminen sekä Helen-konsernin arvon turvaaminen ja kasvattaminen pitkäjänteisesti.

Yhtiön toimintakertomus sisältää arvion merkittävimmistä riskeistä ja epävarmuustekijöistä. Lisäksi osavuosikatsauksissa ja tilinpäätöstiedotteissa kuvataan liiketoimintaan liittyviä merkittäviä lähiajan riskejä ja epävarmuustekijöitä.

Sisäinen tarkastus

Sisäisen tarkastuksen tehtävänä on arvioida, onko yhtiön sisäinen valvonta ja riskienhallinta asianmukaisesti järjestetty ja toimivat tarkoitetulla tavalla. Tarkastustoiminnan tulee luoda lisäarvoa myötävaikuttamalla toiminnan jatkuvaan parantamiseen.

Vuosittain laaditaan sisäisen tarkastuksen tarkastussuunnitelma, jonka tarkastusvaliokunta käsittelee ja hallitus hyväksyy. Sisäinen tarkastus laatii tarkastussuunnitelman yhteistyössä yhtiön johdon kanssa. Tarkastus suunnataan alueille, jotka kulloinkin ovat arvioidun riskin ja yhtiön tavoitteiden kannalta tärkeitä. Tarkastussuunnitelman ajantasaisuus ja tarkoituksenmukaisuus käydään johdon kanssa läpi puolivuosittain ja tarkastussuunnitelmaan tehdään tarvittaessa tarkennusehdotuksia tarkastusvaliokunnan hyväksyttäväksi.

Sisäinen tarkastus laatii tarkastusvaliokunnalle puolivuosittain yhteenvetoraportin suoritetuista tarkastuksista, merkittävimmistä havainnoista, annetuista suosituksista sekä sovituista toimenpiteistä ja niiden toteuttamisesta. Hallitukselle laaditaan vuosiraportti sisäisen tarkastuksen toiminnasta.