Virtapiiri-sponsoriohjelman säännöt

1.    JÄRJESTÄJÄ

Virtapiiri-sponsoriohjelman järjestää: 
Helen Oy
y-tunnus: 2630573-4
Itämerenkatu 25
00090 HELEN (jäljempänä "järjestäjä")

2.    SÄÄNTÖJEN TERMISTÖ

• ”Osallistuja”: Mikä tahansa Suomessa urheilu- ja / tai vapaa-ajan harrastustoimintaa edistävä rekisteröity yleishyödyllinen yhdistys, kuten urheilu- tai harrastusseura, tai kyseisen yhdistyksen yksittäinen joukkue tai kuka tahansa yksilöharrastaja, riippumatta siitä, kuuluuko hän yhdistykseen. Hakemusvideon tekijä.  
• ”Vastuuhenkilö”: Täysi-ikäinen eli vähintään 18 vuotta täyttänyt henkilö, joka ilmoittaa Osallistujan Sponsoriohjelmaan ja joka toimii samalla Osallistujan Vastuuhenkilönä.
• ”Sponsorirahan saaja”: Osallistuja, joka valitaan sponsorirahan saajaksi ja joka saa sponsorirahan näiden sääntöjen ja erikseen sovitun mukaisesti.
• ”Sponsoriohjelma”: Virtapiiri-sponsoriohjelma
• ”Raati” on ennalta määrätty viidestä järjestäjän työntekijästä koostuva joukko henkilöitä, jotka edustavat järjestäjän eri liiketoimintoja, ja jotka arvioivat hakijoiden joukosta valintakriteerien perusteella yleisöäänestykseen pääsevät hakijat sekä osallistuvat Sponsorirahan saajien valintaan.

3.    OSALLISTUMINEN

Kohdassa 4 ”Osallistumiskelpoisuus” mainitut kriteerit täyttävä Osallistuja voi osallistua näissä säännöissä tarkemmin kuvattuun Sponsoriohjelmaan. Hakija voi hakea sponsorirahaa täyttämällä osallistumishakemuksen osoitteessa helen.fi/Virtapiiri. Osallistujan tulee täyttää alla olevat tiedot ja liittää hakemukseen tarvittavat liitteet ja linkit:

• Hakemusvideo
  • Kuvaa noin 30 sekunnin hakemusvideo, jossa kuvaat esimerkiksi sinun tai ryhmänne erityistaitoa, yhteishenkeä tai vaikkapa hyvää mieltä nostattavaa tunnelmaa.
  • Videon tulee olla hakemuksessa linkin takana (esim. YouTubessa tai Google Drive -kansiossa), ei liitteenä.
  • Vastuuhenkilö vastaa siitä, että videolla näkyvät henkilöt, paikat ja asiat on sallittua julkaista Helenin kanavissa markkinointitarkoituksessa (verkkosivut, sisäiset jakelukanavat, sosiaalisen median kanavat ja muut mahdolliset markkinointikanavat (jäljempänä "järjestäjän kanavat")).
• Kuva
  • Ota 4:5 tai 4:3 pystykuva sponsorirahaa hakevasta tahosta: itsestäsi, joukkueestasi tai ryhmästäsi.
  • Lataa kuva osallistumishakemuksen liitteeksi.
  • Vastuuhenkilö vastaa siitä, että kuvassa näkyvät henkilöt, paikat ja asiat on sallittua julkaista järjestäjän kanavissa.
• Osallistumishakemus
  • Osallistujan ja Vastuuhenkilön tiedot (etunimi, sukunimi, seuran tai yhdistyksen nimi, postinumero)
  • Mihin Osallistuja aikoo käyttää sponsorirahat
  • Osallistujan ollessa alaikäinen huoltaja täyttää osallistumishakemuksen. 

Sponsoriohjelmaan osallistuminen ei edellytä järjestäjän asiakkuutta eikä tuotteen tai palvelun ostamista.

Sponsoriohjelman Osallistujan Vastuuhenkilö

Vastuuhenkilö vastaa siitä, että hänellä on tarvittavat valtuutukset, luvat ja suostumukset ilmoittaa Osallistuja Sponsoriohjelmaan näiden sääntöjen mukaisesti.

Vastuuhenkilö huolehtii ja vastaa siitä, että Vastuuhenkilöllä on Osallistujan, sen ollessa seura tai yhdistys, lupa osallistua Sponsoriohjelmaan Osallistujan nimissä.

Vastuuhenkilön on varmistettava, että Osallistujan järjestäjälle lähettämässä kuva- tai videomateriaalissa ei esiinny muita henkilöitä kuin Osallistuja. Osallistujan ollessa yhdistys tai seura kuva- tai videomateriaalissa esiintyvien henkilöiden on kuuluttava kyseiseen yhdistykseen tai seuraan. Vastuuhenkilö huolehtii ja vastaa myös siitä, että kaikilta kuvaan ja videoon osallistuvilta on lupa kuvaamiseen ja kuva- sekä videomateriaalin välittämiseen järjestäjälle ja sen julkaisemiseen järjestäjän kanavissa. 

Vastuuhenkilö huolehtii ja vastaa myös siitä, että kaikilta videoon osallistuvilta alle 18-vuotiailta henkilöiltä on laillisen edustajan (kuten huoltajan) lupa kuvaamiseen ja kuva- ja videomateriaalin välittämiseen järjestäjälle ja sen julkaisemiseen järjestäjän kanavissa. 

Lisäksi Vastuuhenkilö sitoutuu toimimaan järjestäjän ja Osallistujan yhteyshenkilönä Sponsoriohjelman aikana. 

Helen pidättää oikeuden julkaista Osallistujan nimen ja kuvan.

Osallistumalla Sponsoriohjelmaan Osallistuja sitoutuu noudattamaan näitä sääntöjä, järjestäjän antamaa ohjeistusta ja järjestäjän näiden sääntöjen perusteella tekemiä päätöksiä. Osallistuja vastaa näiden sääntöjen ja niiden perusteella järjestäjän tekemien päätösten ja ohjeistuksen vastaisesta toiminnasta aiheutuvista seuraamuksista.

Selvyydeksi todetaan, että pelkästään sponsorirahan hakeminen näiden sääntöjen mukaisesti ei oikeuta Osallistujalle sponsorirahaa. Sponsorirahan saajat valitsee järjestäjä näiden sääntöjen mukaisesti ja järjestäjä tekee kunkin Sponsorirahan saajan kanssa erillisen sponsorointisopimuksen. 

4.    OSALLISTUMISKELPOISUUS

Sponsoriohjelmaan voi osallistua mikä tahansa Suomessa urheilu- ja / tai vapaa-ajan harrastustoimintaa edistävä rekisteröity yleishyödyllinen yhdistys, kuten urheilu- tai harrastusseura, tai kyseisen yhdistyksen yksittäinen joukkue tai kuka tahansa yksilöharrastaja, riippumatta siitä, kuuluuko hän yhdistykseen.

5.    SPONSORIOHJELMAAN OSALLISTUMISAIKA

Sponsorirahaa on mahdollista hakea 22.9.-12.10.2025 välisenä aikana. Hakuajan ulkopuolella saapuneita osallistumishakemuksia tai videoita ei hyväksytä mukaan Sponsoriohjelmaan. Vastuu osallistumishakemuksen ja videon perille saapumisesta osallistumisaikana on Vastuuhenkilöllä ja Osallistujalla. 

6.    SPONSORIRAHAN SAAMINEN JA HAKUKRITEERIT

Sponsoriohjelman haun eteneminen    

• Sponsoriohjelman hakuaika on 22.9.-12.10.2025.
• Järjestäjä suorittaa esikarsinnan Osallistujien kesken. Esikarsinnassa jatkoon pääsee maksimissaan 40 Osallistujaa.
• Helenin koostama Raati pisteyttää hakijoista maksimissaan 20 yleisöäänestykseen etenevää Osallistujaa.
• Yleisöäänestykseen edenneet Osallistujat julkaistaan osoitteessa helen.fi/virtapiiri 27.10.2025 mennessä. Äänestysaika on 27.10.-9.11.2025.
• Sponsorirahan saajat julkistetaan viimeistään 30.11.2025. Kaikki Osallistujat saavat tiedon valinnasta sähköpostitse.
• Sponsorirahan jakamisesta ja yhteistyön solmimisesta sekä sponsorointisopimuksen tekemisestä Sponsorirahan saajan kanssa päättää järjestäjä. Järjestäjän ja Sponsoriohjelman voittajien välinen yhteistyö sijoittuu vuodelle 2026. Yhteistyön tarkemmasta sisällöstä sovitaan voittajien kanssa erikseen kirjallisesti sopimuksella.

Sponsorirahan saaminen ja valintakriteerit            

• Sponsorirahan saajat valitaan seuraavien periaatteiden mukaisesti: Sponsorirahan saajia valitaan yhteistyöhön järjestäjän kanssa yhteensä kymmenen (10) kappaletta. 
• Sponsorirahan saajat valitaan yleisöäänestykseen hakukriteereihin perustuen esikarsinnan ja järjestäjän määrittelemän Raadin päätöksellä.
• Lopullisten sponsorirahan saajien valinnan pohjana toimii helen.fi/virtapiiri -kampanjasivulla annetut yleisöäänet sekä Raadin pisteet. Raati antaa esikarsinnan jälkeen pisteet, jotka vaikuttavat 70% painatuksella yleisöäänien kanssa, joiden painatus on 30%.

Raati ja esikarsinta painottaa yleisöäänestykseen etenevien tahojen valinnassaan muun muassa seuraavia asioita:   

• Sisällöntuotannon taitoja
• Sponsorirahan käyttötarkoitusta
• Videon laadukasta toteutusta, innostavaa ja positiivista tunnelmaa sekä omaperäistä otetta
• sitä, että järjestäjän markkinoinnin kokonaisuus edustaa monipuolisesti eri lajeja ja harrastuksia  

Yleisöäänestys

Yleisöäänestys tapahtuu 27.10.-9.11.2025 välisenä aikana osoitteessa helen.fi/virtapiiri. Yleisöäänestykseen valitaan esikarsinnan ja Raadin toimesta maksimissaan 20 hakijaa, jotka täyttävät hakukriteerit ja ovat osallistumiskelpoisia. Yleisöäänestyksessä yksi (1) henkilö voi äänestää omaa suosikkiaan yhden (1) kerran äänestysaikana. Äänestysajan ulkopuolella annettuja ääniä ei huomioida valinnoissa.

Pisteytyslogiikka

Valinta perustuu painotettuun malliin, jossa Raadin arviointi on pääroolissa ja yleisöäänestys toimii sitä tukevana.

• Raadin arviointi: Raati antaa kullekin hakijalle pisteet asteikolla 1–20. Raadin arvioinnin osuus lopullisesta tuloksesta on 70 %.
• Yleisöäänestys: äänestäjät äänestävät yhtä (1) suosikkiaan äänestyssivulla. Äänestysajan jälkeen yhteenlasketuista äänistä muodostuu kokonaisäänimäärä.
• Yleisöäänien osuus lopullisesta tuloksesta on 30 %. Kokonaisäänimäärät skaalataan samalle asteikolle kuin Raadin pisteet (eniten ääniä saanut saa 20 pistettä, toiseksi eniten 19 pistettä jne.).
• Pisteiden yhdistäminen: Molemmat arvioinnit skaalataan 0–20 pisteen asteikolle, ja lopullinen tulos muodostuu kaavalla: Raadin antamat pisteet × 0,7 + yleisöäänistä skaalatut pisteet × 0,3.
• Tasapelitilanteet: Mikäli Raadin pisteytyksessä yleisöäänestykseen tai lopullisessa tuloksessa syntyy tasapeli, Raati tekee lopullisen päätöksen yhteisesti.

Yhdelle Sponsorirahan saajalle (eli yhdelle voittajalle) maksetaan sponsorirahana kaksituhatta (2 000) euroa, jos Sponsorirahan saaja on alv-velvollinen, sisältäen alv.

• Sponsorirahan saaja voi maksimissaan voittaa yhden sponsorirahan. Sponsoriraha maksetaan järjestäjältä rahasiirtona Sponsorirahan saajan nimeämälle pankkitilille sponsorointisopimuksessa sovitun mukaisesti. 
• Sponsoriraha maksetaan saajalle yhdessä erässä vuoden 2025 loppuun mennessä.

Ellei toisin sovita, Sponsorirahan saajan tuottamat sisällöt on toimitettava järjestäjälle 31.1.2026 mennessä tai sponsorisopimuksen mukaisesti.

 7.    SPONSORIRAHAN LUNASTUS, EHDOT JA RAJOITTEET 

Hakemalla Sponsoriohjelmaan voittanut Osallistuja sitoutuu noudattamaan näitä sääntöjä ja niiden perusteella järjestäjän tekemiä päätöksiä ja antamia ohjeita myös hakemusvaihetta seuraavan yhteistyön aikana. Voittanut Osallistuja vastaa näiden sääntöjen ja niiden perusteella järjestäjän tekemien päätösten ja ohjeistuksen vastaisesta toiminnasta aiheutuvista seuraamuksista.     

• Mikäli Osallistuja on antanut virheelliset tai puutteelliset yhteystiedot tai voittoilmoitusta tai sponsorirahaa ei muusta kuin järjestäjästä johtuvasta syystä voida toimittaa tai maksaa Sponsorirahan saajalle, järjestäjällä ei ole velvollisuutta maksaa sponsorirahaa Sponsorirahan saajalle.
• Järjestäjä ottaa henkilökohtaisesti yhteyttä voittajiin eli ilmoittaa heidän Vastuuhenkilöillensä voitosta sähköpostin tai puhelimen kautta ja pyytää Sponsorirahan saajilta tarkempia tietoja sponsorirahan maksamista varten. Sponsorirahan saaja vastaa kaikista sponsorirahan vastaanottamisesta mahdollisesti aiheutuvista kustannuksista.
• Järjestäjän maksama kahdentuhannen (2 000) euron sponsoriraha on kampanjakohtainen, eikä sitä voi siirtää kolmannelle taholle. Järjestäjä voi kieltäytyä maksamasta sponsorirahaa tai vaatia jo maksettua sponsorirahaa osittain tai kokonaan takaisin epärehellisyyden, osallistumiskelpoisuuden puutteen, näiden sääntöjen tai järjestäjän antaman ohjeistuksen vastaisen toiminnan, järjestäjän ja Sponsorirahan saajan välisen sopimuksen tai lainvastaisen toiminnan tai muun vastaavan seikan perusteella.
• Järjestäjällä on oikeus välittömästi sulkea Sponsorirahan saaja pois Sponsoriohjelmasta, mikäli Sponsorirahan saaja tekee lausuntoja tai toteuttaa toimia, jotka vaarantavat järjestäjän brändiä tai mainetta Sponsorirahan saajan yhteistyökumppanina, esimerkiksi tekemällä rasistisia tai loukkaavia lausuntoja tai rikkomalla lakia, moraalia tai hyviä tapoja. Sama pätee myös dopingmääräysten rikkomiseen. Järjestäjällä on tällöin oikeus vaatia koko sponsorirahaa takaisin.
• Sponsorirahan saaja sitoutuu käyttämään sponsorirahan lähetetyssä hakemuksessa kuvattuun tarkoitukseen, ja sitoutuu järjestäjän pyynnöstä raportoimaan järjestäjälle kirjallisesti sponsorirahan käytöstä vuoden 2026 loppuun mennessä.  
• Järjestäjällä on oikeus sulkea Sponsorirahan saaja pois Sponsoriohjelmasta ja valita uusi Sponsorirahan saaja, mikäli järjestäjä ja Sponsorirahan saaja eivät pääse yhteisymmärrykseen sponsorisopimuksesta.

8.    JÄRJESTÄJÄN JA SPONSORIRAHAN SAAJAN VÄLINEN YHTEISTYÖ

Sponsorirahan vastaanottanut Sponsorirahan saaja on tietoinen ja sitoutuu Sponsoriohjelmaan osallistuessaan etenkin siihen, että:    

• Sponsorirahan saajan ja järjestäjän välille tehdään tarvittaessa kirjallinen sopimus yhteistyöstä. Ellei toisin kirjallisesti sovita, Sponsorirahan saaja sitoutuu tuottamaan ja toimittamaan järjestäjälle yhden (1), noin 30 sekunnin mittaista, ja kohdassa 3 mainitun hakemusvideon kaltaista videoklippiä järjestäjän antaman ohjeistuksen mukaisesti vuoden 2026 aikana.
• Videoklippien tai muun aineiston tuottamisesta ja sen käyttöoikeuksista ei makseta erillistä korvausta.
• Järjestäjän sivustolla julkaistut videot ja mahdolliset muut materiaalit ovat kaikkien vapaasti katseltavissa. Lisäksi järjestäjä voi jakaa sisältöään omissa medioissaan.
• Järjestäjä voi julkaista aineistoja jakelukanavasta riippumatta. Järjestäjällä on oikeus muokata aineistoa ja julkaista sitä osina.
• Sponsoriohjelmaa ja sen mukaista kampanjaa varten järjestäjälle toimitettu aineisto ei saa loukata kenenkään tekijänoikeuksia tai muita immateriaalioikeuksia.  
• Sponsorirahan saaja sitoutuu antamaan kuvaamissaan videoissa näkyvyyttä järjestäjälle erikseen sovitulla tavalla.
• Vastuuhenkilö vastaa siitä, että toimitetulla videolla näkyvät henkilöt, paikat ja asiat on sallittua julkaista järjestäjän kanavissa.

9.    JÄRJESTÄJÄN VASTUU

Järjestäjä ei vastaa Osallistujien yhteystiedoissa tai muissa Osallistujien antamissa tiedoissa olevista virheistä tai tietoteknisistä tai muista vastaavista syistä johtuvasta osallistumisesteestä, virheestä osallistumisessa tai sponsorirahan vastaanottamisen esteistä tai ongelmista.

Järjestäjä vastaa Sponsoriohjelman järjestämisestä ja sponsorirahan maksamisesta mahdollisista aiheutuvista lakisääteisistä veroseuraamuksista. Järjestäjä ei kuitenkaan vastaa Sponsorirahan saajille sponsorirahojen vastaanottamisesta mahdollisesti aiheutuvista veroseuraamuksista, eikä näiden sääntöjen, järjestäjän antaman ohjeistuksen tai muun Osallistujan tai Sponsorirahan saajan kanssa sovitun vastaisen toiminnan seurauksista miltään osin.

Osallistujat vapauttavat järjestäjän sekä Sponsoriohjelman mahdolliset muut yhteistyökumppanit vahingosta, joka aiheutuu tai jonka väitetään aiheutuneen osallistumisesta tähän Sponsoriohjelmaan.

Järjestäjän vastuu Osallistujia kohtaan ei missään tilanteessa voi ylittää näissä säännöissä mainittujen sponsorirahojen määrää.

10.    IMMATERIAALIOIKEUDET

Sponsoriohjelmaan Osallistujat ja Sponsorirahan saajat vastaavat siitä, että heillä on kaikki tarvittavat oikeudet kaikkiin Sponsoriohjelmaan osallistumisessa käyttämiinsä ja Sponsoriohjelmaa varten tai sen perusteella järjestäjälle toimittamiinsa materiaaleihin, kuten kuviin ja videoihin. Osallistujat ja Sponsorirahan saajat vastaavat myös siitä, ettei heidän käyttämänsä tai toimittamansa materiaali loukkaa kolmansien osapuolien oikeuksia (tekijänoikeudet ja muut immateriaalioikeudet mukaan lukien) tai lakia, hyvää tapaa, kunniaa, yksityisyyttä taikka liikesalaisuutta tai ole muulla tavalla näiden sääntöjen vastaista. 

Järjestäjä pidättää oikeuden poistaa verkkosivustoltaan Sponsoriohjelman teeman tai näiden sääntöjen vastaisen, loukkaavan tai muuten sopimattoman aineiston.

Osallistujilla ja Sponsorirahan saajilla säilyy tekijänoikeus ja/tai valokuvaajan oikeus omiin järjestäjälle lähettämiinsä videoihin ja muuhun materiaaliin.     

• Osallistumalla Sponsoriohjelmaan Osallistuja ja Sponsorirahan saaja kuitenkin myöntää kohdassa 7 todettua sitä mitenkään rajoittamatta järjestäjälle peruuttamattoman ja vastikkeettoman oikeuden haluamallaan tavalla käyttää, hyödyntää, jakaa, kopioida ja julkaista Osallistujien nimiä, hakemuksia, videoita ja muuta Osallistujien tai Sponsorirahan saajien toimittamaa materiaalia kokonaan tai osin liiketoiminnassaan, viestinnässään ja markkinoinnissaan esimerkiksi järjestäjän verkkosivustolla, painetussa julkaisussa tai järjestäjien viestintä- ja sosiaalisen median kanavissa myös muissa kuin tämän Sponsoriohjelman mukaisessa tarkoituksessa.
• Järjestäjällä on myös vapaa oikeus muunnella materiaalia sekä luovuttaa saamansa oikeudet edelleen kolmannelle. Materiaalin edellä mainitusta käytöstä ei suoriteta erillistä korvausta.

Osallistujalla tai Sponsorirahan saajalla ei ole oikeutta käyttää tai hyödyntää järjestäjän immateriaalioikeuksia (kuten nimeä, logoa, tavaramerkkiä tai muita immateriaalioikeuksia) miltään osin ilman järjestäjän etukäteen antamaa kirjallista suostumusta tai kirjallista sopimusta järjestäjän kanssa. 

• Mikäli järjestäjä antaa suostumuksen (esimerkiksi sovittaessa näkyvyyden antamisesta järjestäjälle) Osallistujalla tai Sponsorirahan saajalla on oikeus käyttää järjestäjän immateriaalioikeuksia vain a) järjestäjän antaman ohjeistuksen mukaisesti, b) tämän Sponsoriohjelman mukaisessa yhteistyössä ja c) siinä laajuudessa kuin järjestäjän kanssa on erikseen sovittu.

11.    SÄÄNTOJEN MUUTTAMINEN

Järjestäjä pidättää oikeudet sääntöjen muutoksiin.     

• Järjestäjä pidättää itsellään oikeuden keskeyttää tai päättää Sponsoriohjelman milloin tahansa ilman ennakkoilmoitusta ja syitä mainitsematta.
• Järjestäjä pidättää myös oikeudet muuttaa tai täydentää Sponsorirahan saajien valintakriteerejä sekä muuttaa tai oikaista sääntöjä mahdollisten paino- ja muiden virheiden korjaamiseksi Sponsoriohjelmaan osallistumisaikana.
• Mahdollisista sääntö- tai valintakriteerimuutoksista ilmoitetaan järjestäjän verkkosivustolla. Sääntöjen tulkintaan ja soveltamiseen liittyvät mahdolliset epäselvyydet ratkaisee järjestäjä.

12.    HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELY

Järjestäjä kerää Osallistujilta enintään seuraavia henkilötietoja:     

• Vastuuhenkilön nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite, ja jos Vastuuhenkilö on yksilöharrastajan laillinen edustaja, Vastuuhenkilön tilinumero;
• Osallistujan, jos Osallistuja on yksilöharrastaja, nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja tilinumero;

Sponsoriohjelman aikana henkilötietojen käsittelyn perusteena on järjestäjän oikeutettu etu ja henkilötietojen käsittely on tarpeen Sponsoriohjelman Osallistujien hakemusten käsittelemiseksi, yleisöäänestyksen järjestämiseksi järjestäjän internetsivuilla ja yhteyden ottamiseksi Osallistujiin. Sponsorirahan saajien henkilötietojen käsittelyn perusteena on lisäksi järjestäjän ja Sponsorirahan saajan välinen sponsorointisopimus, ja henkilötietoja käsitellään sponsoriyhteistyön toteuttamiseksi. Järjestäjä säilyttää henkilötietoja vain sen ajan, mikä on tarpeen edellä mainittua käyttötarkoitusta varten, ellei lainsäädäntö edellytä henkilötietojen pidempää säilyttämistä. 

Sponsoriohjelmaan osallistumisen yhteydessä annettuja ja muita Osallistujien henkilötietoja käsitellään muutoin soveltuvan tietosuojalainsäädännön ja järjestäjän verkkosivustolta (https://www.helen.fi/henkilötiedot) löytyvän henkilötietojen käsittelyä koskevien käytäntöjen mukaisesti.  

Mikäli Osallistuja on kiinnostunut joukkueen tai seuran varainkeruuyhteistyöstä, voi Vastuuhenkilö halutessaan jättää yhteystietonsa erillistä yhteydenottoa varten. Yhteydenottoa ei voida taata, mutta keräämme listan kiinnostuneista mahdollisia tulevia yhteistyömahdollisuuksia varten. Yhteydenottoa varten kerättyjä yhteystietoja säilytetään yksi (1) vuosi.