Rekrytoinnin tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjät
Helen Oy
käyntiosoite: Kampinkuja 2, FI-00100 Helsinki
postiosoite: 00090 HELEN
puhelinvaihde: 09-6171
sähköposti: rekrytointi@helen.fi  

Helen Sähköverkko Oy
käyntiosoite: Osmontie 38, FI-00610 Helsinki
postiosoite: 00090 HELEN
puhelinvaihde: 09-6171
sähköposti: rekrytointi@helen.fi

Hakemusta, työnhakua ja omia tietoja koskevat tiedustelut ja pyynnöt tulee osoittaa ensisijaisesti rekisteristä vastaavalle työnantajalle eli Helen Oy:lle tai Helen Sähköverkko Oy:lle yhteisrekisterinpitäjinä.

2. Henkilötietojen vastaanottajat ja käsittelijät
Rekrytointeihin osallistuvat henkilöt käsittelevät henkilötietoja. Tapauskohtaisesti rekrytoinnissa voidaan käyttää kolmansia osapuolia kuten rekrytointikonsultteja ja asiantuntija-arvioijia.

Rekisterin teknisenä alustana toimii Cornerstone OnDemand, jonka palvelutoimittaja Cornerstone OnDemand Ltd. vastaa rekisterin teknisestä toteutuksesta ja toimii täten henkilötietojen käsittelijänä.

Videohaastattelujen (mukaan lukien hakemuslomakkeelle sijoitetut videokysymykset) toteuttamiseen käytetään RecRight-palvelua, jonka palvelutoimittaja on MobileCV Oy. Palvelujen välinen tiedonsiirto tapahtuu suojattuja yhteyksiä käyttäen.

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on mahdollistaa rekisterinpitäjän rekrytointi, jonka tavoitteena on hakijan ja työnantajan välinen työsopimus. Tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja tietoja käytetään vain työpaikkojen täyttämiseksi. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on rekisterinpitäjien oikeutettu etu ja rekisteröidyn suostumus.

4. Käsiteltävät henkilötiedot ja tietojen säilytys
Palveluun kerätään rekrytoinnissa tarvittavia tietoja, jotka käyvät ilmi rekrytoinnissa käytetystä työnhakulomakkeesta ja jotka saadaan rekisteröidyltä itseltään. Kerättävät tiedot ovat pääosin seuraavat

• Nimi- ja yhteystiedot kuten nimi, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero (tunnistamista ja viestintää varten);
• Sukupuoli ja -syntymäaika (rekrytoinnin kehittämiseen tähtäävää tilastointia varten);
• Kelpoisuuden ja soveltuvuuden arviointiin käytettävät tiedot (esim. työkokemus- ja koulutustausta, suosittelijat, kielitaidot ja muu osaaminen);
• Liitetiedostot (esim. CV, hakemus, työnäyte, kuva);
• Rekrytointiprosessin aikana muodostuvat tiedot kuten sähköpostiviestit, tekstiviestit ja tallennettavat tiedostot; ja/tai
• Työnantajan tekemät luokittelut ja muistiinpanot

Palveluun voidaan valituista henkilöistä tallentaa tietoja, joita tarvitaan työsuhteeseen kuuluvien tehtävien ja velvoitteiden kuten palkanmaksun suorittamiseen. Tällaisia tietoja ovat esimerkiksi henkilötunnus, tiedot voimassa olevista luvista ja pätevyyksistä sekä pankkitilin numero palkanmaksua varten. Hakemukset säilyvät palvelussa kaksi (2) vuotta hakemuksen lähettämisestä tai viimeisestä päivityksestä. Tietoja voidaan käsitellä palvelussa tätäkin kauemmin esimerkiksi tilanteessa, jossa rekisteröity on valittu organisaatioon työntekijäksi.

5. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietojen käsittelijä Cornerstone OnDemand voi siirtää palvelussa olevia tietoja Euroopan Unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle alikäsittelijöilleen, jos se on käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista. Rekisterinpitäjät ja käsittelijä ovat sopineet, että tietoja voidaan siirtää Euroopan talousalueen ulkopuolelle ainoastaan, mikäli kyseinen kolmas maa tarjoaa riittävän tietosuojatason Euroopan komission päätöksellä tai siirrosta on sovittu sopimusjärjestelyin henkilötietoja vastaanottavan kanssa (esimerkiksi Euroopan komission hyväksymillä mallilausekkeilla).

6. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterinpitäjä vastaa siitä, että palveluun tallennettua tietoa käsitellään hyvien tietoturvakäytäntöjen ja rekisterinpitäjän antamien ohjeiden mukaisesti. Palvelussa on toteutettu riittävät ja asianmukaiset organisatoriset ja tekniset ratkaisut palvelussa olevien tietojen suojaamiseen. Tietojen säilytykseen käytettävien palvelinlaitteistojen fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asianmukaisesti. Palveluntarjoajalla on ISO27001 -tietoturvasertifikaatti. Palvelun tiedot varmuuskopioidaan säännöllisesti. Palvelun ja käyttäjän selaimen välinen tietoliikenne on aina suojattu vahvalla salauksella.

7. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeudet omiin tietoihinsa. Oikeuksien toteuttaminen tapahtuu lähtökohtaisesti sähköisesti palvelun hakijaprofiilin avulla. Hakijaprofiiliin kirjaudutaan hakemuksen tallentamisen yhteydessä muodostuneilla käyttäjätunnuksilla. Seuraavassa tarkempi selostus rekisteröidyn oikeuksista:  

Pääsy tietoihin: Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä tieto, käsitelläänkö hänen tietojaan. Jos tietoja käsitellään, rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut tietonsa. Tarkastaminen tapahtuu kirjautumalla palvelun hakijaprofiiliin. Mikäli tietojen tarkastaminen hakijaprofiilin kautta ei ole mahdollista, voi rekisteröity osoittaa kirjallisen tarkastuspyynnön rekisterinpitäjälle.  

Oikeus tietojen oikaisemiseen: Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisteröityä koskevien virheellisten tai puutteellisten henkilötietojen korjaamista. Tietojen oikaiseminen tapahtuu palvelun hallintaliittymässä. Mikäli tietojen oikaiseminen hakijaprofiilin kautta ei ole mahdollista, voi rekisteröity osoittaa kirjallisen oikaisupyynnön rekisterinpitäjälle.  

Oikeus tietojen poistamiseen: Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisteriin tallennettujen tietojensa poistamista, ellei tietojen säilyttämiselle ole perustetta. Tietojen poistaminen tapahtuu palvelun hakijaprofiilissa. Mikäli tiedon poistamista ei ole mahdollista tehdä hakijaprofiilin kautta, voi rekisteröity osoittaa rekisterinpitäjälle kirjallisen vaatimuksen tietojen poistamisesta.  

Oikeus rajoittaa käsittelyä: Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä rajoittaa rekisteröidyn henkilötietojen käsittelyä, mikäli tähän on perusteet. Pyyntö henkilötietojen käsittelyn rajoittamisesta on osoitettava kirjallisesti rekisterinpitäjälle. 

Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä: Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa rekisteröityä koskevien henkilötietojen käsittelyä, mikäli tähän on perusteet. Pyyntö henkilötietojen käsittelyn vastustamisesta on osoitettava kirjallisesti rekisterinpitäjälle.

Oikeus siirtää tiedot: Rekisteröidyllä on oikeus siirtää henkilötietonsa koneellisesti luettavassa muodossa. Tämä tapahtuu palvelun hakijaprofiilin kautta tai olemalla kirjallisesti yhteydessä rekisterinpitäjään.  

Oikeus peruuttaa suostumus tietojen käsittelyyn: Jos henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa peruuttaa suostumuksensa. Suostumuksen peruminen tapahtuu kirjallisella pyynnöllä rekisterinpitäjälle.  

Oikeus valittaa valvovalle viranomaiselle: Rekisteröidyllä on oikeus valittaa henkilötietojen käsittelyn epäkohdista rekisterinpitäjälle, henkilötietojen käsittelijälle tai valvovalle viranomaiselle.

8. Profilointiin ja päätöksentekoon käytetty automatiikka
Palvelussa ei käytetä automaattista päätöksentekoa.

Palvelussa mahdollisesti käytettäviä analytiikkatyökaluja (Google Analytics) käytetään palvelun käyttöä koskevien tilastojen ja analytiikan laatimiseksi ja palvelun kehittämiseksi

9. Evästeet
Palvelun ja sen analytiikan toteuttamisessa käytetään evästeitä. Evästeiden käytön voi estää muuttamalla selaimen asetuksia. Evästeiden estäminen voi kuitenkin johtaa palvelun toimimattomuuteen.