Työnhakijan tietosuojaseloste

1. Yhteisrekisterinpitäjät

Helen Oy (Y-tunnus: 2630573-4)
käyntiosoite: Kampinkuja 2, 00100 Helsinki
postiosoite: 00090 HELEN
puhelinvaihde: 09-6171

Helen Sähköverkko Oy (Y-tunnus: 2035428-7)
käyntiosoite: Osmontie 38, 00610 Helsinki
postiosoite: 00090 HELEN
puhelinvaihde: 09-6171

Yhteyshenkilö: Helen-konsernin tietosuojapäällikkö, tietosuoja@helen.fi.

Helen Oy ja Helen Sähköverkko Oy toimivat yhteisrekisterinpitäjinä. Työnhakijan avointen työpaikkojen täyttämiseksi ja hakijatietojen käsittelemiseksi yhtiöillä on käytössään yhteinen rekrytointijärjestelmä, ja Helen-konsernin yhteinen HR, joka kuuluu Helen Oy:n organisaatioon, käsittelee hakemuksia molempien yhtiöiden puolesta.

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksia ovat:

• Rekrytointiprosessin hoitaminen ja hallinnointi,
• Suorahakuprosessin toteuttaminen,
• Soveltuvuusarviointien tekeminen,
• Työnhakijan luotettavuuden selvittäminen,
• Viestintä,
• Tilastointi.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on käsittelyn tarkoituksesta ja/tai henkilötiedosta riippuen:

• Työnhakijan suostumus,
• Helenin ja työnhakijan välisen sopimuksen valmistelu,
• Lainsäädännöstä johtuvien oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttaminen tai
• Helenin tai kolmannen osapuolen oikeutetun edun toteuttaminen.

Helen huolehtii siitä, että oikeutettuun etuun perustuva käsittely on työnhakijan etuihin nähden oikeasuhteista ja vastaa työnhakijan kohtuullisia odotuksia. Henkilötietojen käsittely saattaa perustua oikeutettuun etuun esimerkiksi seuraavissa tilanteissa:

• Viestintä ja tiedottaminen,
• Työnhakijan ja Helenin oikeusturvan varmistaminen,
• Hakemusten ja ansioluetteloiden tiivistäminen sekä tekstinkäsittely tekoälyllä rekrytointiprosessin tukemiseksi,
• Henkilöstöasioiden kehittäminen sekä raportointi,
• Tutkimus ja tilastointi.

Rekrytointiprosessissa ei käytetä automaattista päätöksentekoa, jolla olisi työnhakijaa koskevia oikeusvaikutuksia, tai jotka vaikuttaisivat häneen muutoin merkittävästi.

3. Tekoälyn käyttö rekrytointiprosessissa

Osana rekrytointiprosessiamme voimme Helenin oikeutettuna etuna hyödyntää tekoälypohjaisia työkaluja rekrytointitiimin tukena. Rekrytointitiimiin kuuluu henkilöstöhallinnon työntekijät sekä organisaation kustakin rekrytoinnista vastaavat henkilöt ja/tai rekrytoivat esihenkilöt. Tekoälyä käytetään esimerkiksi hakemusten ja ansioluetteloiden tiivistämiseen, jotta voimme käsitellä hakemukset tehokkaammin ja yhdenmukaisemmin. Lopulliset päätökset tekee aina ihminen. Tekoäly ei pisteytä, suodata tai arvioi työnhakijoita, vaan toimii ainoastaan rekrytointitiimin apuna tekstin käsittelyssä. Helenin tekoälypohjaiset työkalut eivät tallenna tai jaa tietojasi kolmansille osapuolille. Työnhakijoiden tietoja ei käytetä tekoälyn kouluttamiseen tai kehittämiseen, ja kaikki tietojen käsittely tapahtuu luottamuksellisesti ja tietosuoja-asetuksen mukaisesti.

4. Rekisteröityjen ryhmä ja käsiteltävät henkilötiedot

Käsiteltävä rekisteröityjen ryhmä on Helenin työnhakijat. Käsittelemme seuraavia henkilötietoja:

Työnhakijan tunnistetiedot

• Nimitiedot
• Yhteystiedot
• Sukupuoli ja -syntymäaika (rekrytoinnin kehittämiseen tähtäävää tilastointia varten)

Kelpoisuuden ja soveltuvuuden arviointiin liittyvät tiedot

• Koulutus- ja osaamistiedot
• Työkokemus
• Kielitaito
• Palkkatoive
• Haettavaa tehtävää koskeva motivaatio
• Odotukset työlle
• Soveltuvuusarviointiin liittyvät tiedot
• Luotettavuuden selvittämiseen liittyvät tiedot
• Haastattelijoiden tekemät merkinnät
• Suosittelijan yhteystiedot

Muut työnhakijaan liittyvät tiedot

• Käytettävyystieto
• Paikkakunta, jossa haluaisi työskennellä
• Mistä on saanut tiedon avoimesta työpaikasta
• Tieto hakemuksen hyödyntämisestä muissa hauissa
• Muut työnhakijan ilmoittamat tiedot, liitteet ja asiakirjat (esim. CV, hakemus, työnäyte, profiilit, kuva, video)

5. Tietolähteet

Työnhakijaan liittyviä tietoja kerätään:

• Työnhakijalta itseltään,
• Työnhakijan ilmoittamilta suosittelijoilta,
• Rekrytoinnin hoitamiseen osallistuvilta Helenin yhteistyökumppaneilta,
• LinkedIn:stä,
• Luottotietoyhtiöiltä,
• Viranomaisilta lainsäädännön mahdollistamissa tapauksissa.

6. Henkilötietojen vastaanottajat

Helen siirtää ja luovuttaa henkilötietoja ainoastaan lainsäädännön sallimissa puitteissa. Helen voi käyttää yhteistyökumppaneita rekrytointiasioiden hoidossa. Keskeisimpiä henkilötietoja käsitteleviä Helenin yhteistyökumppaneita osa-alueittain ovat: 

• tietojärjestelmien ja työkalujen tarjoamien sekä hallinnointi (IT palveluntarjoajat),
• rekrytoinnin suorittaminen (konsultointi),
• henkilö- ja soveltuvuusarvioinnit (konsultointi),
• luotettavuuden selvittäminen (luottotietotoiminnan harjoittajat, viranomaiset),
• tilastointi (työmarkkinajärjestöt).

7. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. 

Helen voi kuitenkin käyttää alihankkijoita ja muita yhteistyökumppaneita henkilötietojen käsittelyssä, ja tässä yhteydessä henkilötietoja voidaan käsitellä hallitusti ja rajoitetusti myös EU-/ ETA-alueen ulkopuolelta. Helen huolehtii, että EU-/ ETA-alueen ulkopuolella tapahtuvaan henkilötietojen käsittelyyn on laillinen siirtoperuste ja suojatoimenpiteet henkilötietojen asianmukaisen käsittelyn ja tietosuojan riittävän tason varmistamiseksi.

Yleisimmät Helenin käyttämät suojatoimenpiteet ovat: 

• Euroopan komission päätös kyseisen maan tietosuojan tason riittävyydestä,
• Euroopan komission antamien tietosuojaa koskevien vakiolausekkeiden käyttäminen.

8. Henkilötietojen säilytysaika

Helen säilyttää vain Helenin toiminnan ja tietojen käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia tietoja, joiden käsittelylle on lailliset edellytykset. Henkilötietojen säilytysaika määräytyy henkilötiedon käsittelyn tarkoituksen ja/tai henkilötiedon perusteella. Henkilötietojen säilyttämisajan määrittämiskriteerinä on usein myös lainsäädännössä asetut velvoitteet henkilötietojen säilyttämiseen sekä muut säilytysaikaa määrittävät määräajat (esim. kanneaika) erilaisten toimenpiteiden toteuttamiselle.

Rekrytointiin liittyviä henkilötietoja säilytetään aktiivisen rekrytointiprosessin ajan ja yksi (1) vuosi siitä, kun rekrytointiprosessi on päättynyt tai työnhakija on päivittänyt hakemustaan rekrytointijärjestelmäämme.

Käyttötarkoitukseensa tarpeettomaksi muuttuneet tiedot, vanhentuneet tiedot tai tiedot joiden käsittelylle ei enää muutoin ole perustetta, anonymisoidaan tai hävitetään tietoturvallisesti. 

9. Rekisteröidyn oikeudet

Oikeus saada pääsy tietoihin ja oikeus siirtää tiedot: Rekisteröidyllä (työnhakijalla) on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja Helenissä. Jos Helen käsittelee henkilötietoja, rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy henkilötietoihinsa tai jäljennös itseään koskevia henkilötiedoista. Rekisteröity voi tarkastella tietojaan rekrytointiportaalissa. Vaihtoehtoisesti rekisteröity voi myös lähettää tarkastuspyyntönsä alla olevaan sähköpostiosoitteeseen.

Siltä osin kuin rekisteröidyn henkilötietojen käsittely perustuu sopimukseen tai suostumukseen ja on automaattista, rekisteröidyllä on oikeus saada henkilötietonsa koneellisesti luettavassa muodossa sekä halutessaan siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Oikeus tietojen oikaisemiseen: Rekisteröidyllä on oikeus pyytää itseään koskevien virheellisten tai puutteellisten henkilötietojen korjaamista. Rekisteröity voi oikaista tietojaan rekrytointiportaalissa. Mikäli tietojen oikaiseminen rekrytointiportaalin kautta ei ole mahdollista, rekisteröity voi lähettää oikaisupyyntönsä alla olevaan sähköpostiosoitteeseen.

Oikeus tietojen poistamiseen: Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tarpeettoman tai vanhentuneen henkilötiedon poistamista, jos henkilötietojen käsittelylle ei ole enää laillista perustetta. Tietosuojalainsäädännön tarkoittama oikeus vaatia henkilötietojen poistamista ei koske niitä tilanteita, joissa rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää tiedot lain mukaan tai jos tiedot on perusteltua säilyttää rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutetun edun turvaamiseksi kuten oikeudellisen vaateen selvittämiseksi, laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Tietoja ei voida poistaa rekisteröidyn vaatimuksen perusteella edellä mainittuna aikana. Poistamme henkilötietosi ilman eri pyyntöä, kun tietojen säilyttämiseen määritelty aika on kulunut. 

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen: Rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista, jos tähän on lailliset perusteet.

Oikeus vastustaa käsittelyä: Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, jos tähän on lailliset perusteet.

Oikeus peruuttaa suostumus tietojen käsittelyyn: Siltä osin kuin rekisteröidyn henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen. 

Rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan lähettämällä pyyntönsä meille osoitteeseen tietosuoja@helen.fi. Huom. kaikki rekisteröidyn oikeudet eivät ole rajoittamattomia. Pyynnöstä tulee käydä ilmi, mitä oikeutta rekisteröity haluaa käyttää sekä mahdollisimman tarkasti tiedot, joita rekisteröity haluaa saada tai mitä henkilötietojen käsittelyn tarkoituksia pyyntö koskee. Rekisteröidyltä voidaan pyytää vahvistamaan henkilöllisyytensä ja täsmentämään pyyntönsä.

Vastaamme mahdollisimman pian. Jos Helen jostain syystä ei hyväksy pyyntöä, ilmoitamme syyt siihen. Mikäli rekisteröity kokee, että henkilötietojensa käsittely ei ole asianmukaista, hänellä on oikeus kääntyä asiassa tietosuojavaltuutetun puoleen. Löydät tietosuojavaltuutetun yhteystiedot tietosuojavaltuutetun verkkosivuilta: www.tietosuoja.fi.

Tämä tietosuojaseloste on päivitetty 31.3.2025